物业公司收文程序标准
物业公司收文程序与标准
程序标准
1、点收
1)确保文件运转安全可靠明确交接双方责任;
2)发现错送及时退回,发现散包、拆后重封应即追查原因。
2、启封
1)对本公司或本部门收启的,均由文书人员启封;
2)对公司领导亲启的应领导委托的秘书拆封;
3)密件交应公司指定负责管理机要文件人员启封、启封检查封存文件是否齐全。
3、登记
1)对来文均应逐件登记;
2)登记来文日期、来文机关、文件标题、份数、密级、承办单位;
3)收文和发文分别进行登记;
4)收发文件应分清缓急,急件随到随登及时分送,除登日期外还应登记交接时间、不能积压;
5)由领导人亲启的收件,只登记封号和来文机关、收到日期等,视情况由领导人启封后补登其它有关项目;
6)收发文编号按年度编排,均应注意准确,不要出现空号、重号;
7)收文在启封后于文件的右上角加盖本单位的收文章,收文章上填写收文号和收到日期;
8)登记的字迹应工整清晰,不要潦草难认、勾抹涂改、滥用简称等;
9)原文无标题的,根据文件内容补拟标题进行登记;
10)文件上无日期、无作者的文件,按封筒的邮戳日期登记,并在备考栏注明。
4、分发
1)亲启件直接送有关收件人;
2)在文件上巾上文书处理单;
3)将收文先送总经办主任批办,并应有签收手续。
4)将文件分发有关部门或承办人,并应有签收手续。
5、传阅
1)保证阅文方便和工作的及时处理,避免发生丢失混乱,中间误压等;
2)对传阅对象,应分清主次先后一般先给公司主要领导,主管负责人和主管业务部门阅读,其它需阅知对象适当时间传阅;
3)传阅过程中,及时督查,不使文件在传阅对象手中积压,用最快的速度使传阅对象阅知;
4)传阅对象收退文件均应与文书人员发生交接联系,不得横传;
5)查阅文者阅后是否签姓名和时间,不得画圆圈。
6、送总经办主任拟办
1)熟悉本公司和本单位工作情况和业务;
2)认真研究文件的内容和发文机关的要求;
3)提出的批办意见应简明扼要,抓住主要的处理方案及理由。
7、根据总经办主任拟办送主管领导或部门
1)送批文件要筛选得当;
2)批示的意见应明确、妥当,简明扼要地指出处理的办法;
3)批办意见,应当尽量写在文书处理单的批办栏内,以保持文件页面的清晰并留出装订线,便于阅读、复制;
4)书写的笔迹宜注意耐久保存,忌用铅笔和质次的圆珠笔。
8、按领导批示转承办部门
1)提高办文速度,注意分清轻重缓急;已办、等待办的文件,急件与平件分别存放;
2)因某种原因难以按时完成承办任务,及时报告有关负责人,以便采取其它措施。
9、催办
1)在收文登记薄上登记承办单位、承办人和承办期限;
2)在文件送办后的适当时机,用电话催询或登门当面催询处理情况;
3)对已处理完毕的文件,填注处理结果,在登记本上注归入的卷宗号。
10、注办对于某份文件的处理采用电话答复对方或当面解决的,应将交代的人员、时间、主要要意见和结果在文书处理单或文尾空白处注明,并签上经办人的姓名。
篇2:收文发文登记印章管理规定
一、收文处理程序
1、收文的签收,交换。某局随时进行,区里根据区委,区政府规定的交换时间进行。
2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好,由办公室主任或副主任拆封。文件拆封应在办公室内进行。
3、登记。收文是否需要登记,要视具体情况而定,需要登记的公文有:机要文件,上级指导性文件和承办文件,下级请示性文件(本资料权属秘,查看更多精彩文章请登录原创网站*)等;可不登记的文件材料有:各种公开的出版物、私人信件、简报等。文秘登记文件后填写收文审批单,报办公室主任提出拟办意见后,报局长阅批。
4、分发。文件收发人员,接到领导批办的文件后,要迅速送达承办科室,送前要按规定进行登记。
二、发文处理程序
1、核稿。以分局名义发出的公文,由指定人员进行核稿。
2、送审。核对后的公文稿,要送有关领导审查。
3、签发。发出的公文,由局长签发。
4、编号和登记。文件管理人员对所发的文件要分类编号。
5、打印、核对无误后,加盖公章,交有关人员封装后发送。
三、印章管理
1、分局内所有公章由专人保管,严格把关,按规定使用。
2、使用公章须经局长批准。
3、外出办事或证明身份的介绍信用章,经分局保管公章人员同意,方可使用。
4、凡须使用公章的文件、公文、函件等都必须将底稿连同正式文件(一份)交办公室文书存档,以便备查。
此规定从二oo五年一月十日起试行。
篇3:工业管理中心收文规程
工业园管理中心收文规程
1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐,送园区管理中心领导审阅后,再送公司领导批阅。
2、各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件,在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。
3、经公司领导批阅后的文件,园区管理中心及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。
4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。
5、要求各部门在文件承办后,将办理结果在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间等。
6、将承办完毕后的文件立卷、归档。
7、上级下达的业务性文件,承办部门办完后,需要留存的,公司领导签批后可以复印留用。