物业管理费用收取程序

物业管理费用的收取程序

1、目的

本程序明确了公司定期对业主(客户)进行物业管理各项费用收取的工作流程,以保证公司有效并及时地收取各项费用,并对收费过程中的服务质量进行控制。

2、适用范围

本程序适用于财务部,经营部和各管理处关于物业管理各项费用的收取业务。

3、相关标准要素

GB/T19002-ISO90024.7,4.8,4.9

4、相关文件

4.1《质量手册》

4.2《运作程序》物业的入伙管理

4.3《运作程序》物业租赁合同的签订

5职责

5.1财务部负责物业管理费、房租、水电费用和押金等费用的直接收取和维修费用的间接收取。

5.2经营部负责厂房或商住房的租赁,物业管理费、房租、水电费用的计算。

5.3各管理处负责对住户的日常直接服务,包括抄报水电表读数、下发通知等,并负责零星维修服务费用的收取和集中上缴以及客户入伙时装修保证金和清运费的控制和核收。

5.4其他部门负责对客户提供劳务,劳务费用由提供劳务的部门收取后上缴财务部。

6实施程序

6.1入伙预交费用

6.1.1经营部应根据政策、法规及发展商或业主管理委员会的规定,制定《入伙预交费用标准》。

6.1.2经营部在审查并接收业主(客户)提交的文件后,应通知业主(客户)到财务部交纳相关的预交费用。(或由管理处代收缴后再转交财务部)。

6.1.3财务部根据入伙预交费用标准向业主(客户)收取各项费用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括:预交管理费押金、水电增容费等。

6.1.4财务部应负责通知物业管理部已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位,并由物业管理部在入伙登记册中注明。

6.2向签订租赁合同的客户首次收缴费用

6.2.1客户与经营部签订房产或住房租赁合同。当月使用期不足半月的,经营部按半月收取房租,超过半月则按全月收费。

6.2.2经营部开出缴费通知单及未盖章发票给顾客,财务部负责押金及当月房租的收取。

6.2.3财务部收款后,将房租发票加盖财务章。另开押金发票一式四联:发票、通知单、财务联及存根,并作相应帐务记录。

6.2.4经营部根据发票给客户办理合同交接事宜。

6.3业主(客户)每月费用的收缴

6.3.1经营部根据租赁合同和各管理处上报的水电费读数,于上月25日左右将当月费用收缴的电脑发票、通知单、财务联,送交财务部。

6.3.2财务部核单、分类,并将通知单分送各管理处,再由各管理处送至客户手中。

6.3.3如果客户对通知单上的物业管理费、房租和水电费的金额有疑问,应到经营部查询,经营部应即刻查表核对,如果确属公司工作疏忽,应尽快通知财务部按正确金额收款。

6.3.4每月客户到财务部交款时,出纳清点现金或审核支票无误后,将发票交给客户。

6.3.5如果客户以支票方式支付,出纳应让客户留下电话号码并用专门的支票登记簿逐笔登记所有支票。

6.3.6如果租用厂房的客户要求开水电费增值税发票,财务部应收回原发票注销,并新开增值税发票及时送交客户。

6.4拖欠费用的催缴

6.4.1客户如果由于自身原因延迟至下月交款,财务部应按当月银行借贷利率加收资金占用费。

6.4.2财务部应于当月下旬统计客户未缴款情况,于下月5日之前送经营部备查。催款按如下方式和顺序进行:财务部电话提醒、经营部书面通知或管理处公告等等。

6.4.3经营部根据财务部送来的客户拖欠费用备忘录,对拖欠费用两个月以上的客户,作停电停水通知书,报总经理批准后,由机电工程部执行停电停水等措施,或按相应的法律及制度处理。

6.5委托银行收款

6.5.1客户愿意采用委托银行收款的方式交纳物业管理费、房租、水电费的,财务部办理特种委托收款合同一式四份,财务部、公司开户行、客户、客户开户行各领一份。

6.5.2客户可分为单位和个人两类。对单位客户,财务部应于上月末前填写委托收款凭证一式五联交给银行,并即收回经银行盖章后的回单。

6.5.3财务部在收到公司开户行的单位客户收款通知联后,财务部依据通知联作帐务处理。

6.5.4财务部应于当月上旬,将个人客户代收物业管理费、房租、水电费明细单一式两份,送交银行。

6.5.5财务部于下旬收到银行的个人托收电脑单及进帐单后,审核、统计个人客户交款情况,并作相应帐务处理。

6.5.6如果单位客户或个人客户的存款不足,财务部将比照6.4拖欠费用的催缴程序处理。

6.6合同中止结清费用

6.6.1客户办理退房手续之前,管理处必须先验收查房。

6.6.2经营部通知财务部退还客户押金,客户当月未交房租,截止退房日已用水、电费等款项应冲减押金数额。

6.6.3财务部查明细帐上"其他往来--押金"科目下的客户条款,对租房日、房号及押金额核对后予以注销,并退还剩余款项。

7质量记录

7.1财务记录:记帐凭证、凭证销号单、日记帐、明细帐、报表

7.2支票登记簿

7.3托收登记簿、代收费用明细单

7.4缴费通知单(1)、(2)

7.5客户拖欠费用备忘录

7.6停电停水通知书

篇2:房屋租赁费用收取工作制度

资产管理部工作手册文件

――房屋租赁费用收取工作制度

一、目的:

为规范公司在管楼宇的租金、水电费、停车费、垃圾费等相关费用的收取工作,确保相关费用收缴率目标达成,特制定本制度;

二、适用范围:

适用于公司在管楼宇的租金、水电费、停车费、垃圾费等相关费用的收取工作。

三、职责:

1.片区经理负责每月水电表抄表,编制《租金收缴台帐表》按时提交至公司财务部会计;

2.财务部会计负责片区经理提交的《租金收缴台帐表》进行审核,并按时生成和打印《收费通知单》;

3.片区经理协同客服专员负责《收费通知单》的复核和盖章;

4.片区经理负责《收费通知单》的派发到户;

5.营运部负责租户在平台缴费的数据导出和提供缴费数据至片区经理;

6.片区经理负责租户费用的催缴工作并及时更新《租金收缴台帐表》相关数据,财务部负责《租金收缴台帐表》人复核工作。

四、工作程序:

1.公司在管楼宇租费收取标准为"二押一租",每月1-5日为租户缴纳当月租金的缴费期,片区经理根据租赁情况保持《租金收缴台帐表》与《房屋租赁信息档案表》数据的同步更新;

2.片区经理每月24-25日完成水电表的抄表工作,并将抄表数据录入《租金收缴台帐表》,并将核对无误的《租金收缴台帐表》于每月25日下班前提交至财务部会计;

3.财务部会计每月26-28日将《租金收缴台帐表》数据导入《租金收缴制单表》内,经审核无误后生成和打印《收费通知单》并于29日10:00前交所属片区经理;

4.片区经理领取所管辖楼宇的《收费通知单》后,协同客服专员核对单据的数据、金额是否准确,是否有缺漏,在核对无误后统一盖章,由片区经理于每月最后一天下班前完成派发至租户房内;

5.派单完成后,次月1-5日为租户缴费期,片区经理每月1日前通过微信群发一次《租户缴费温馨提示》至各租户,并在现场工作过程中温馨提示相关租客及时缴费;

6.在每月1-10日为在管楼宇租金费用的集中缴纳与催收期,在每月5日/9日下班前及每月6/7/8日每天10:00前营运部配合于平台上导出提供缴费数据至相关片区经理(转账数据由财务部出纳发至收租对接群,片区经理自行核对和更新数据并及时反馈至财务部出纳);

7.片区经理每月6日10:00前核对营运部导出的缴费数据,更新《租金收缴台帐表》,针对未缴费租客填写《催缴通知单》派发至租户房内,同时将《催缴通知单》拍照通过微信发送至租户,向租客说明7日前仍未缴费的将予以停水电处理;

8.每月7-8日片区经理协同维修技工对未缴费租户实施停水电催缴处理,停水电催缴后每天保持核对营运部导出的缴费数据,更新《租金收缴台帐表》,针对未缴费租客填写《再次催缴通知单》派发至租户房内,同时将《再次催缴通知单》拍照通过微信发送至租户,向租客说明9日前仍未缴费的将予以清退处理,在此期间须密切关注租户的动态和保持催缴压力;

9.每月10日片区经理10:00前核对营运部导出的缴费数据,更新《租金收缴台帐表》,针对仍未缴费租客进行清退换锁处理,清退前向辖区派出报备情况,清退过程中如房客不在场可采取手机录像的方式拍摄清退过程,"清退录像"导入服务站电脑保存;清退后的房源按《退租工作制度》进入待租状态;

10.原则上所有在管楼宇于每月10日前完成费用收缴,对于特殊情况或存在其它原因,由片区经理书面报告总经办,经审批同意后最迟不能超过每月15日收缴完该月度租赁费用,总经办审批同意的书面报告抄送一份财务部备查;

五、相关记录(表单):

1.ZC-QR-013《租金收缴台帐表》

2.ZC-QR-014《收费通知单》/《租金收缴制单表》

3.ZC-QR-004《房屋租赁信息档案表》

4.ZC-QR-015《租户缴费温馨提示》

5.ZC-QR-016《催缴通知单》

6.ZC-QR-017《再次催缴通知单》

六、支持文件

1.《退租工作制度》

篇3:小区商铺水电使用费用收取办法

小区一期商铺水电使用及费用收取办法

根据荆州电力公司及自来水公司相关规定,对商业用电用水不采用单独报装及计费收取方式,不接受单个商业用户的报装申请,经与两专业公司协商,由**物业公司对****一期z公园商铺用电用水进行集中管理。为了更好的服务于业主,**物业**管理中心对商铺水电使用及收费采取如下办法:

1、原交房标准中关于水电配套的约定为由业主自行报装,经与电力和自来水公司协商,为方便业主,**房地产公司统一为业主进行了水电的报装及入户配套,其工程费用由业主分摊,水电设施维护及费用代收由物业公司进行。

2、根据电力公司关于商业用电的相关规定,电力公司采取高压计量方式收取商业电费,即电表安装于变压器前10kv线路∏接杆处,收费标准基价为每kwh0.936元并另加收功率因数线损,每kwh0.936收费标准仅为基础价格,未加收任何电损及功率因数损耗;由于高压电源从线杆表后至变压器之间存在高压线路损耗、变压器将10kv高压变为380/220v低压时存在电损、变压器低压侧至用户表间线路存在低压线损,因此需要按用户电表所示度数为基数另加计电损,**物业暂定加计电损后的电费标准为每kwh1.30元,此收费标准在目前是低于荆州其他商业电力费用收取标准的;由于用电量所占额定负荷的比例直接影响变压器功率因素,电力公司将根据每抄表月度实际用电额计算功因损耗,因此该电费标准将根据电力公司实际收取标准进行调整,**物业将按月对帐目进行公示接受业主监督。

3、根据自来水公司关于商业用水的相关规定,商业用水采取总表计量收费方式,标准为每吨1.82元,由于从总表至用户分表间存渗漏及用户表读数误差损耗,**物业在此基础上加计损耗分摊后暂定按照每吨2.00元标准收取,此标准将按照自来水公司实际收费情况核算后进行调整,**物业将按月对帐目进行公示接受业主监督。

4、如业主不需要使用水电或有能力自行报装单独计量水电表,**物业应业主要求可以对目前安装好的水电配套管路和计量表进行拆除,业主即不需要交纳水电配套工程分摊费用。

**物业管理中心

20**年5月**日