某物业项目顾客财产管理程序
物业管理有限公司程序
--顾客财产管理程序
1.目的
明确与顾客之间责权关系,维护顾客及公司利益。
2.范围
适用于公司各管理处。
3.定义
顾客财产包括顾客的房屋、各类设施设备、邮件、钥匙、委托采购或代办事务的现金或资料、顾客及其家庭成员相关资料(身份、身份证号、车牌号、电话号码、家庭住址、家境、职业、嗜好)、深圳**地产代管物资等。
4.职责
4.1分管总经理助理负责监督、协调房屋接管验收工作。
4.2管理处经理负责监督顾客财产的识别、验证、保存及维护工作的落实。
4.3相关岗位人员负责顾客财产的控制和使用。
5.方法和过程控制
5.1房屋接管验收按《物业移交验收程序》及《入住手续办理程序》严格执行。
5.2顾客提供的钥匙按《钥匙管理程序》执行。
5.3顾客邮件管理
5.3.1顾客邮件属于受国家法律保护的私人财产,任何人员不得私自拆毁。
5.3.2普通邮件由投递人员直接投入顾客邮箱,当班安全管理员负责监督,如由管理处代收,相关接收人员应在《邮件签收登记表》中登记注意邮件安全,并及时通知顾客领取。
5.3.3特殊邮件(如:特快专递等)须签收的,由控制中心或指定安全员负责顾客邮件的签收,并在《邮件签收登记表》中登记,及时通知顾客领取,并请顾客在记录本中签字确认。
5.3.4接收邮件时,应注意邮件有无破损,如有异常应及时知会顾客,必要时应协助联系邮政部门处理。
5.3.5超过一个月无人领取的邮件,应在管理服务区域予以公告,确认无人认领时退回当地邮政部门。
5.3.6因邮件名址不详等原因无法送交的,应及时转交邮政部门处理。
5.4顾客委托采购或代办事务的现金、资料的管理
5.4.1当有顾客委托采购事项,现场服务人员须详细询问清楚采购物品的数量、种类、规格、型号及顾客要求等,并及时知会相关人员。
5.4.2具体操作过程参照《居家服务提供与控制程序》执行。
5.4.3采购物品必须经过顾客验证后方可使用,验证不合格的物品不得投入使用,并就不合格品处理与顾客充分沟通达成共识。
5.4.4对于顾客延长接受时间的物品,须采取必要的保管措施,避免物品损坏、变质、变形等影响物品使用功能的现象发生,并联系顾客,必要时请顾客尽快领回。
5.4.5委托事项完成后及时回复顾客,转交相关的证明资料,如收据、发票、回执等。
5.5顾客及其家庭成员资料的管理
5.5.1凡涉及顾客隐私的资料必须妥善保管,任何人未经管理处经理许可,不得向外界透露顾客及其家庭成员资料。部门工作人员如因工作需要须调用顾客资料,须经部门经理同意。
5.5.2当政府部门及司法机关等工作人员因公务需要须使用、查看顾客隐私资料时,管理处接待人员应验证对方的身份、证件等并报部门经理同意按《重要资料管理办法》执行。
6.支持性文件
**WY4.2.3-Z01-01《重要资料管理办法》
**WY7.5.4-S01《物业移交验收程序》
**WY7.5.1-G01《入住手续办理程序》
**WY7.5.1-Z02《钥匙管理程序》
**WY7.5.1-G04《居家服务提供与控制程序》
7.质量记录表格
**WY7.5.4-GO1-F1《邮件签收登记表》
篇2:物业:顾客财产管理规定
物业程序文件:顾客财产管理规定
1.目的
妥善保管业主委托管理的财物,对其发生情况进行记录。
2.范围
适用于公司各服务项目。
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处负责人负责识别顾客财产问题,与业主明确责任
管业部负责对委托管理的钥匙、业主(顾客)档案等进行管理
安全部、工程部负责对房屋主体、公共区域、各类设备、设施等进行管理
5.方法及过程控制
5.1业主或业主共同拥有产权的财产,如房屋主体、各类设备、设施、委托管理物品,如钥匙、车辆等、房屋租售信息、业主、顾客档案(业主、顾客的身份、身份证号码、车牌号码、家庭住址、家庭成员、职业等)
5.2法律、法规规定须经公司检验的顾客财产
5.2.1房屋主体、公共区域、各类设备、设施的接管验收,执行《物业接管验收程序》
5.2.2房屋主体、公共区域、各类设备、设施的日常防护管理,执行《房屋本体维修管理程序》
5.2.3空置房屋管理执行《空置房屋管理程序》
5.3业主委托管理的物品
5.3.1业主如有委托管理的物品,管理处需由专口负责人对物品进行确认,业主所委托的物品应在物业管理服务范围之内,如有必要须事前签订相关协议。
5.3.2托管物品应首先检验物品的外观、规格、数量、质量、性能、使用等,登记在《顾客物品委托管理记录单》。
5.3.3《顾客物品委托管理记录单》由业主与管理处负责人共同签字认可后方可办理物品托管。
5.3.4非业主本人领取物品,必须持有业主授权书及本人身份证。
5.3.5业主委托钥匙管理,执行《钥匙管理程序》
5.4业主档案
5.4.1业主入住时,管理处应对该业主建立档案,执行《房屋交付手续办理工作程序》
5.4.2管业部主管指派专人对业主档案进行定期整理、归档。
5.4.3业主档案需经管业部主管同意后才可以翻阅,登记《业主档案查(借)阅记录表》,如需复印须经管理处负责人同意。
5.4.4如工商、税务、卫生、公安等政府部门工作人员对业主进行调查,管理处应验明证件并登记后予以配合。
5.5业主委托管理的物品发生丢失、损坏或发生不适用的情况,应管理处负责人确认后以书面形式报告给业主,并保持相关记录。
6.支持性文件
TJ**WY7.5.4-G02《物业接管验收程序》
TJ**WY7.5.1-G11《房屋本体维修管理程序》
TJ**WY7.5.1-K02《钥匙管理程序》
TJ**WY7.5.1-K03《空置房屋管理程序》
TJ**WY6.1-K01《房屋交付手续办理工作程序》
7.质量记录
TJ**WY7.5.4-K02-F1《顾客物品委托管理记录单》
TJ**WY7.5.4-K02-F2《业主档案查(借)阅记录表》
TJ**WY7.5.4-K02-F3《顾客财产丢失、损坏记录》
TJ**WY7.5.1-K02-F5《顾客委托(收回)钥匙登记表》
TJ**WY7.5.1-K03-F2《空置房屋设施检查记录》