管理处物业档案操作流程（10）
管理处物业档案操作流程(十)
●收集资料(归档范围):
一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。
二、客户资料:
1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表;4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭情况登记;6、租户资料。
三、维修资料:
1、任务单;2、报修、约修记录。
四、安全维护管理资料:
1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。
五、设施、设备管理资料(包括消防):
1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护计划;5、运行、维修、养护、巡查记录。
六、绿化管理资料:
1、图纸;2、承包合同;3、养护工作计划;4、检查记录。
七、环境卫生管理资料:
1、工作计划;2、检查记录。
八、社区文化资料:
1、活动计划;2、活动通知;3、活动图片。
九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、维修回访记录。
十、行政文件资料:
1、规章制度;2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。
十一、业主委员会资料:
1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。
十二、财务管理资料:
各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。
●资料整理、归档:
按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。
●档案借阅:
文档查阅须经档案管理部门负责人批准。
范王码●档案的销毁:
根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。
篇2:Z大学物业合同档案管理办法
N大学物业公司合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:JYKFB-201706-001(经营开发部2017年6月份第1号合同)
3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。
4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。
5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。
7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。
8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
五、合同台账管理
1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。
备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。
2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。
3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
4合同台帐应包括以下内容:
1)、合同名称;
2)、合同主体;
3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);
4)、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);
5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)
6)、其他应当记载的重要内容。
5、合同台账应附以下资料:
1)、合同文本;
2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;
3)、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;
4)、补充合同、会议纪要、往来函电;
5)、其他与合同有关的重要资料。
6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。
7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
六、本办法由公司办公室负责解释。
本办法自颁布之日起执行。
篇3:社区物业接管验收档案资料建立管理规程
社区物业接管验收及档案资料的建立与管理
一、物业接管验收:
主要分三个方面:
(一)档案资料的验收与交接
1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作,包括:土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。
2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。
(二)公共设备、设施现场验收与交接
1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组,对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。
2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上,交接验收单一式三份,由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后,各归档保存。
3、对交接验收中存在的各类问题,由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。
4、对已接管验收的区域,组织相关人员进行,以便尽快熟悉情况,保持环境整洁。
(三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收
1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。
2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用,并填写钥匙交接单,同时建立交接档案备存,以便于钥匙的统一管理,做到放置稳妥,安全有序。
二、档案资料的建立
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式,我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段,引进先进的物业管理软件,配备专职档案管理人员,建章建制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种:
(一)委托方提供的资料
1、技术资料
A、竣工图
B、附属工程及隐蔽工程的全套图纸
2、竣工验收证明书
建筑消防验收合格证
水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。
3、办公区域使用资料
各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话)
建筑面积计算书
(二)档案处建立的资料
1、物业资料
A、办公楼基本资料
B、办公区域基本资料
2、办公区域使用资料
各办公区域主要负责人资料
3、日常管理资料
A、保洁管理记录
a、日常巡查记录
b、绿化消杀记录
c、供水、排水管线检查记录
B、保安管理记录
a、日常巡查记录
b、交接班记录
c、值班记录
d、物资搬运放行记录
e、紧急事件处理记录
f、车辆管理记录
g、夜间查询记录
C、装修管理档案
D、维修服务档案
a、维修服务登记表
b、维修服务回访记录
E、员工管理档案
a、员工个人详细资料
b、员工业绩考核记录
c、员工内务管理检查记录
F、培训档案
a、各项培训计划及实施记录
b、培训结果考核及跟查记录
c、军事训练及消防演习记录
G、行政文件
a、政府部门文件
b、物业公司及集团公司文件
c、管理处规章制度、通知、通报等文件
d、管理处获得的荣誉
三、档案、资料管理办法
1、档案、资料建立及管理运行流程示意图
2、档案资料收、发管理程序:
A、管理处重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能立卷归档。
B、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续,并立卷归档。
3、档案资料管理要求:
A、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。
B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,并定期清除过期无效文件。
D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
F、档案组卷按不同业务性质分块,以内空分类,逐一编号,登记造册编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。
G、档案保管必须有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。
H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。