物业ISO9000提供给住户的文件控制程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP6.4提供给住户的文件控制页码:1/2

1.目的:

对提供给住户及住户管理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施控制。

2.适用范围:

适用于公司对所管理的小区向住户提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2ISO9002标准第4.5章

4.职责:

4.1日常管理业务中需要提供给住户的文件由各相关部门制订。

4.2新的物业项目入住时的住户公约等文件由经营管理部或由副总经理指定人员负责制订。

4.3管理者副代表负责对住户提供文件进行规范性审查。

4.4管理者代表负责提供给住户的文件的审批。

4.5综合办公室负责提供给住户的文件的发放工作。

5.工作程序:

5.1提供给住户的文件的制订:

5.1.1各相关部门在管理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指维修、管理需要住户配合时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。

5.1.2根据物业管理方案和合同的要求,每年由经营管理部应对上年物业管理费用的收支作出总结,并制订本年的管理工作计划。

5.1.3新承接的物业项目,总经理应指定项目小组或特定人员在住户入住前应准备住户公约及其它管理文件。详见EJ-QP3.2《物业的入住管理》。

5.2提供给住户文件的审批和标识:

5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由管理者副代表进行审查、批准。

5.2.2文件审批后由综合办公室进行打印、标识,并登记在《文件/资料一览表》上。

5.3提供给住户的文件的发放:

5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进行发放。

5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。

5.3.3管理工作报告或费用收支情况等应提供给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供给住户的文件发生修改时,必须经原审批人复审,发放给住户时需要声明旧文件作废。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《文件/资料一览表》EJ-QR-QP6.4-01

救助站制度

篇2:某安全保证体系文件控制程序

1目的

本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件,防止使用失效或作废文件。

2职责

项目副经理是文件控制的主要领导;

资料员是文件管理的主要部门,负责登记、传阅及分发;

项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。

3程序概要

3.1文件和资料的分类

(1)安全保证体系手册,作业指导书,安全记录;

(2)法律、法规、规范;

(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组,各项施工方案;

(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。

3.2文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本

3.2.1受控

受控文件,经过受控标识,在项目部执行的文件,均属受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本项目部执行的文件,均属非受控文件。

3.2.3标识

凡是文件都需标识,加盖受控章,非受控文件不加盖受控章,作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。

所有文件均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,以便查找,并在规定期间内留存。

4文件的批准

4.1安全标准体系手册由项目经理批准后,报公司各部门审批后,由公司副总经理或管理者代表批准后发布。

4.2施工组织设计,由公司总工程师审批。

5文件的销毁

5.1本项目无权销毁任何资料和文件。

5.2文件的归档及保管

5.3涉及工程类的有关资料竣工后,办理归档手续,有关部门安全记录竣工后保存两年。

6文件的记录

6.1文件收文记录

6.2文件传阅及发文记录

6.3文件批准记录

篇3:QMS质量手册文件控制程序

QMS质量手册:文件控制程序

1目的和范围

对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制,确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。

本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。

2职责

2.1总经理负责批准发布质量手册(含程序文件);

2.2管理者代表负责批准其它与质量管理体系有关的文件(本手册已规定的除外);

2.3综合部负责体系文件的归口管理;

2.4综合部负责公司对现有体系文件的定期评审;

2.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分类

3.1.1按文件性质分类

a)质量手册(含程序文件、形成文件的质量方针和质量目标的声明);

b)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等);

c)标准要求的记录;

e)外来文件(包括法律法规、标准和顾客提供的图样等)。

3.1.2按文件载体分类:

a)纸张性文件;

b)非纸张性文件;

3.2文件的编号:见《文件和资料编号规则》.

3.2.6技术图样和文件的编号按机构标准及设计文件完整性标准执行。

3.2.7外来文件编号按各自原来的编号。

3.3文件的编写和审批

3.3.1质量手册(含程序文件)由综合部组织编写,经管理者代表审核,总经理批准。

3.3.2部门质量文件由相关部门编写,部门经理审核,管理者代表批准。

3.3.3确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

3.4文件的发放

3.4.1文件管理部门根据对体系有效运行的需要填制《文件配备表》,经主管领导审批后填写《文件发放、回收记录》,发放文件。

3.4.2文件发放时办理登记手续,签字领用。

3.4.3文件在小范围内使用或临时使用,可传阅文件,要求阅读者在文件上签字确认,不用再发放。

3.4.4公司范围内发放的文件为"受控"文件,在封面加盖"受控"印章,注明分发号。向顾客提供的文件为"非受控"文件,不盖印章。

3.4.5当使用的文件严重破损并影响使用时,应到发放部门办理更换手续,仍沿用原文件分发号,破损文件收回。

3.4.6若文件丢失,应向发放部门说明丢失原因,申请补发。补发的文件应给予新的分发号,并注明原文件分发号作废。

3.4.7提供的认证机构和供方的文件,按内部受控文件处理。

3.5文件的评审

每年底由综合部组织使用部门对现有体系文件的适用性、协调性进行评审,必要时进行修订。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》,应有更改理由与相应的证据;

3.6.2文件更改若指定其他人员审批时,该人员应获得审批所需依据的有关材料;

3.6.3文件更改经批准后,由文件编写部门组织更改。文件更改时注明更改标记和更改生效时间,更改文件发放时,应按《文件发放、回收记录》的名单发放修改后的文件,同时收回作废的文件。对不换页或不换版的更改还应发放《文件更改申请单》告知文件使用人。

3.7文件的换版与作废

4.7.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版,原版次文件作废,换发新版本,更换后的版本号以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作废的文件由申请作废部门填写《文件销毁申请》,按要求审核、批准后的文件按《文件发放、回收记录》收回并记录,作废文件加盖"作废"印章,由文件发放部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,经文件批准人批准后由文件管理员加盖"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件经编制审核批准后,由各部门列入《受控文件清单》,并按《文件配备表》明确分发的部门或人员。综合部负责分发并控制其版本。

3.8.2质量管理体系文件原稿由综合部统一保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件,文件应有序、分类的加以保存以便于识别、存取和查阅。

3.8.3任何人不得在受控文件上随意划改,不准私自外借,确保文件的清晰、整洁和完好。

3.8.4需临时借阅或复制文件的人员,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人按规定权限审批后向文件管理部门借阅、复制文件,借阅者应在指定日期归还文件,原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。复制的受控文件必须由文件管理人登记编号,并加盖"受控"标识。

3.9外部文件的控制

直接执行的各类外部文件,由文件归口批准人员批准后列入《受控文件清单》。

4.相关文件

4.1《记录控制程序》4.2.4

5.标准表格

5.1《文件配备表》

5.2《文件领用、回收记录》

6.3《文件更改申请》

6.4《文件销毁申请表》

6.5《受控文件清单》

6.6《文件借阅、复制登记表》