物业管理手册－信息交流控制程序
物业管理手册:信息交流控制程序
1、目的
为保证环境管理体系内、外部信息交流渠道的畅通,及时答复和处理涉及重要环境因素的外部信息,特制定本程序。
2、范围
本程序适用于公司的内、外部各类环境信息的传递和处理。
3、职责
3.1品质部是环境信息管理的归口部门,负责内、外环境信息的传递与处理。
3.2品质部及各物业服务中心负责对相关方环境信息的收集和处理。
3.3各部门负责工作范围内环境信息的传递和交流。
4、程序
4.1环境信息内容与分类
4.1.1内部信息
a)正常环境信息,如环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核、管理评审以及体系正常运行时的信息;
b)环境因素更新信息;
c)法律法规跟踪信息;
d)不符合纠正信息;
e)环境事故或紧急情况信息;
f)其它内部信息,如员工的建议和抱怨等。
4.1.2外部信息
a)地方环保局和环保监测机构检查或监测结果;
b)相关方反馈的信息及其投诉;
c)认证机构审核信息;
d)同行业环境和技术方面的信息;
e)就重要环境因素与外界交流的信息;
f)其它外部信息,如环境管理和环保治理技术等方面的信息。
4.2内部信息的收集与处理
4.2.1正常信息的交流
a)品质部按照程序文件的有关规定传递环境方针、目标、指标和管理方案、环境监视与测量、环境管理体系审核和管理评审等信息。
b)各部门依据相关文件规定收集并传递正常信息。
4.2.2环境因素更新信息的交流,执行《环境因素识别和评价控制程序》。
4.2.3法律法规跟踪信息的交流,执行《法律法规和其他要求控制程序》。
4.2.4不符合纠正信息的交流,执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。
4.2.5环境事故或紧急情况由发现部门及时传递给品质部或礼兵部,应急处理执行《应急准备和响应控制程序》。
4.3外部信息的收集与处理
4.3.1品质部负责接待地方环保局、监测站和其它上级单位的环境检查,收集有关信息,并传递给相关部门;当检查或监测结果出现不符合情况时,执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。
4.3.2各部门收到相关方环境信息后,进行登记并落实。
4.3.3涉及相关方环境方面的投诉应填写《业主投诉处置单》及时反馈到各相关责任部门,责任部门要及时处理并填写《业主投诉处置单》;如不能处理,及时报告给品质部,品质部应在2个工作日内提出处理意见,处理后,责任部门和品质部要做好记录,并执行《不符合、纠正与预防措施控制程序》。
4.3.4各部门从外部获得的其他类环境信息如“三废”治理技术、节能降耗措施等,要及时传递给品质部或职责管理部门,经过分类、整理后,根据需要传递给相关部门。
4.4环境信息传递方式与记录
4.4.1环境信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行传递。
4.4.2各部门对接收、传递的环境信息予以记录。
4.4.3全公司环境信息交流框图如下:
4.5重要环境因素外部交流控制
4.5.1与业主就重要环境因素和对其的控制要求进行交流。
4.5.2与业主交流的内容
a)了解建立环境管理体系的意义和内涵;
b)参与社区环境保护预防污染目标的制定和评审;
c)参与商讨影响社区环境保护的任何变化;
d)参与社区环境保护事务。
4.5.3与业主交流的方式
a)座谈会、培训;
b)布告栏宣传;
c)社区文化活动;
d)与业主/业主委员会/社区居委会协商与沟通。
4.5.4各物业服务中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的内容与业主/业主委员会/社区居委会建立长效协商与沟通机制,开展共创环保型社区活动,并做好记录。
4.5.5各物业服务中心于每年管理评审前编制《社区环境保护年度总结》,提交业主委员会协商讨论,并提出下年度改进要求。各物业服务中心将年度总结提交管理评审。
4.5.6各物业服务中心负责保存与业主协商沟通结果的记录和发布。
4.6本程序产生的记录按《记录控制程序》规定执行。
5.相关文件
5.1《环境因素识别和评价控制程序》
5.2《不符合、纠正和预防措施控制程序》
5.3《法律法规和其他要求控制程序》
5.4《应急准备和响应控制程序》
5.5《记录控制程序》
6.相关记录
6.1《社区环境保护年度总结》JW/JL-5.5.4-001
6.2《业主投诉处置单》JW/JL-7.2-002
篇2:公司信息交流控制程序
公司管理手册:信息交流控制程序
1、目的
建立高效的多层次的信息交流渠道,确保公司内部以及与外部相关方之间及时互通信息加强沟通和协商。
2、范围
适用于公司对内对外就质量、环境方面的信息进行沟通和联系
3、职责
3.1办公室负责明确沟通方式,并就管理信息与相关方进行交流
3.2营销部负责与顾客就产品质量和服务信息进行交流沟通。
3.3管理者代表负责就重大信息进行处理和反馈。
4、程序
4.1沟通和协商的内部信息包括:
a)质量、环境管理策划及体系有效运行的信息
b)环境因素的调查、识别和评价的信息;
c)与质量、环境有关的法律法规及其他要求的执行信息;
d)管理目标、指标、方案的完成情况和效果信息;
e)内审、管理评审、认证审核的信息;
f)监视和测量的结果信息;
g)环境事故、不符合、纠正和预防措施信息;
h)应急准备与响应控制信息;
i)培训信息;
j)公司领导对质量、环境管理工作的指示、决定和要求信息;
4.2外部信息包括:
a)顾客及其他相关方的意见、投诉和有关机构的信息;
b)法律法规及其他要求得的信息;
c)市场的信息;
d)行业协会和主管部门的信息;
e)需要向外部传递的信息,如成果,业绩等;
f)其他外部信息
4.3现阶段公司决定不与外部进行重大环境因素的信息交流,以避免造成不必要的误会,遇到紧急情况可能造成重大环境事故时,公司保证及时通知各相关方。
4.4信息交流的渠道
4.4.1外部信息交流的渠道
a)招投标文件和对外宣传资料;
b)走访和邀请;
c)电话、电子邮件、传真和信函等
4.4.2内部信息交流的渠道
a)各种会议;
b)印发文件、报表和通知;
c)口头传递、汇报
4.5信息的管理
4.5.1办公室负责建立《内外部信息登记表》,及时汇总重大信息,传递并跟踪信息的处置结果,涉及到相关方意见或投诉是要将处置结果及时通知相关人员。
4.5.2一般信息由各部门自行处理,必要时将处置结果报告办公室或相关方。各部门之间应充分进行沟通和协商,以确保信息流通渠道通畅。
4.5.3办公室应将重大信息作为管理评审的输入资料。
5.相关记录
5.1《内外部信息登记表》
北京***公司
篇3:公司EMS程序文件:信息交流沟通程序
公司EMS程序文件范本:信息交流沟通程序
六.信息交流沟通程序
1.目的与适用范围
为规范环境信息沟通渠道,支持环境体系有效运行,特制定本程序。
本程序适用于公司生产活动中各类环境信息的传递和处理工作。
2.引用标准和文件
《ISO14000:1996环境管理体系―规范及使用指南》
《ISO14000:1996环境管理体系―原则、体系和支持技术通用指南》
3.职责
3.1推行办负责公司内、外部环境信息的综合管理。
3.2各单位负责本单位、外部环境信息的收集、整理和反馈工作。
4.程序
4.1信息交流的分类与形式
4.1.1信息交流分类
a.内部信息交流:在生产活动中,与生产活动相关的人员(部门)之间的信息交流;
b.外部信息交流:与外部的组织、个人或第三方间的信息交流。
4.1.2信息交流可以是书面形式的,也可以是口头形式的(如电话录音),或是其他一切可利用的通讯及宣传工具。
4.1.3信息交流时,其内容应准确可靠。
4.2信息交流与沟通内容:
a.批评:有关环境方针、管理方面、环境行为、对环境不安全的产品的抱怨;
b.建议:各种有关改善环境的观点;
c.提问:对环境方针、方案、要求、废物利用及对环境安全的产品;
d.报告:向利益相关方报告公司的环境状况。报告可来自公司内部和外部;
e.宣传/培训:对于环境方针、体系要求、环境方案、环境行为状态的内、外部的培训、研讨会、展示会和出版物。
4.3交流与沟通
4.3.1各单位建立环境信息台帐,详细记录在生产活动中产生的各种内、外部环境信息。
4.3.2生产活动内部产生的信息,应由产生单位在当日进行传递。
4.3.3紧急情况下的信息可直接传递到推行办(管理责任者)或外部相关方。
4.3.4对于外部信息,各单位在接到该信息后,应立即进行记录,并在当日内传递到推行办。
4.3.5对于外部你方提出的抱怨和申述,推行办会同相关部门提出处理意见,报管理者代表后形成处理决定。
4.3.6需要回复的内、外部信息,相关部门应在合理期限内予以书面答复,并做好记录。
5.支持性、作业文件