肉业公司员工手册:印信管理

肉业公司《员工手册》:印信管理

第十四章印信管理

第一条为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。

第二条印章的刻制:

1、公司印章刻制均须报总经理批准,由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。

2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。根据国际、国内先进、适用的质料和种类。

3、部门可根据需要申请刻制内部或对外用章,但须经总经理批准。

第三条印章的启用:

1、新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。

2、印章启用应事先颁发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。

第四条印章的保管、交接和停用:

1、公司各类印章必须有专人保管。

1)公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政部主管保管。

2)各部门印章由各部门指定专人负责保管。

3)印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

2、印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章放在办公室,不准委托他人代管。原则上所有印章不得出公司大门,如因业务需要,需办理公章领用手续,若超过申请时限应马上请示,若对公司造成不应有的损失,公司将追究领用人责任。

3、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合保安部门查处。

4、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

5、有下列情况,印章须停用:

1)机构变动机构名称改变;上级部门通知改变印章图样。

2)印章使用损坏。

3)印章遗失或被窃,声明作废。

6、印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

第五条印章的使用:

1、使用范围

1)凡属以公司名义对外发文、报送报表等一律加盖公司法人公章。

2)凡属公司内部行文、通知,应使用公司内部印章;凡属部门业务范围内应加盖部门印章。

3)凡属合同类的应使用合同专用章;凡属财务会计业务的应使用财务专用章。

2、使用印章,一律实行审批制度。凡经领导批准的方可盖印,其权限分级掌握,使用哪级印章,由哪级领导批准,并由其负责。凡不符合要求的,均应拒绝盖印。用印人应在用印登记簿上做好登记,并由相关领导在该表上签批。监印人对未经判行文件,不得擅自用印,违者严惩。

3、使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

4、因工作急需而又无合适印章,可以采用借章办法,借章要在落款处加注"借印"、"代"字样。

5、使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题应及时请示领导,妥善解决。

6、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。

7、公司内部的部门印章(除合同专用章外),一律不得代表公司向外订立合同,否则所订的合同无效,且所产生的一切后果由该部门主管承担。合同专用章管理部门对外签订的合同,只能是在职责权限之内的合同,否则要经过审批。

第六条介绍信管理:

1、介绍信种类:存根介绍;信笺介绍;证明信(材料)。

2、介绍信一般由行政部负责保存。

3、介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后行政部主管审批;重要事宜需由各级主管签署意见后,报分管总经理审批。

4、严禁开出空白介绍信。

第七条未按本办法要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

篇2:海龙供电公司印信工作管理标准

1范围

本标准规定了龙海市供电公司印信管理工作的职责、保管内容与使用,使用权限与手续。

本规定适用于龙海市供电公司和公司各部门印信的管理。

2引用标准

山东省电力工业局机关印章使用管理规定(鲁电办[1995]236号)。

3职责

3.1职能分工

3.1.1龙海市供电公司办公室是印信工作的归口管理部门,负责全公司的印信使用和保管工作。

3.1.2公司印章由上级行政主管部门制发,根据经理的安排,由公司办公室负责管理,并指定党委秘书(党委印章)、文书员(行政印章)做好日常的使用和保管。经济合同专用章由企划部负责管理,并指定专人负责日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制发,由各单位行政主管人负责管理,并指定车间管理员或其他兼职人员做好日常的使用和保管,并报公司办公室备案。

4管理内容与要求

4.1印章管理

4.1.1公司各单位业务用专用印章,凡刻有本公司名称者,均应由使用单位主管负责人提出申请、分管副经理或总工程师审核,经经理批准后方可刻制,由各单位行政主管人负责管理,并指定专人负责日常使用和保管。

4.1.2班组级的单位,一般不制发印章。属于直接对外有业务联系的班组级单位,包括托儿所、卫生室等,可按4.1.1条规定办理,其他班组级单位如因工作需要,也可按第.4.1.1条规定刻制业务专用章。

4.1.3公司主管负责人名章、根据上级规定,由公司办公室负责刻制和管理。支票专用的公司主管负责人名章,应区别于行政用章,并报有关部门备案,由专责业务部门的主管人负责管理,并指定专人负责日常的使用和保管。

4.1.4如印章长久使用磨损或因故损坏不能继续使用者,保管单位的主管负责人应查明原因,写出报告申请重新刻制,新印章制发后,原印章应交制发部门、并削角作废存查。

4.1.5各类印章应由专人管理,如委托他人暂时代管,需经部门领导批准。各级印章保管人,应认真负责,切实加强管理。单位印章和负责对外的部门主管人名章,不得任意送交别人或集体使用,不得违反保密规定,携带到公共场所;保管人员更换时,应在单位主管负责人的主持下办理交接手续。因管理不善而造成的一切损失,由保管人员和单位负责人负完全责任。

4.1.6会议纪要、调查提纲等类文件一般不加盖公章。除发文、开具介绍信用印外,各类印章使用,均应实行用印审批单制度,经领导签发的用印审批单,均应留存,并按年度归档。

4.2各级印信的使用范围

4.2.1公司印章的使用范围

4.2.1.1公司正式行政公文;

4.2.1.2上报的总结、专题报告、工作简报、各项专业定期报表;

4.2.1.3对外签订的合同或协议书;

4.2.1.4开据公事介绍信或证明信;

4.2.1.5根据有关主管机关部门的统一规定需出具公司证明的。

4.2.2公司办公室印章的使用范围

4.2.2.1开据内部业务介绍信;

4.2.2.2以公司办公室名义印发的内部通知;

4.2.2.3以公司办公室名义对外业务性行文;

4.2.2.4一般人民来信的回复信件;

4.2.2.5根据有关规定由行政开据的公事证明或介绍信等。

4.2.3各部室、公司的印章使用范围;

4.2.3.1向公司的请示报告、计划、总结;

4.2.3.2向上级业务主管部门的工作汇报和业务联系信件;

4.2.3.3公司内各单位之间的联系通知或证明;

4.2.3.4分管业务范围需直接对外办理的证明信、介绍信。如:人事部门对外劳资方面的证明和职工的人事材料、公安部门对有关户口管理的证明和材料等。

4.2.3.5有关部门所持的业务专用印章,应按专用范围使用。

4.3印信使用权限和手续

4.3.1公司印章使用权限和手续

4.3.1.1正式公文,应按公文拟办程序经主管缮印后,由公司办公室文书员在对外发文和原稿上加盖印章。

4.3.1.2以公司名义的对外专业性报告,填报人拟好后应经本部门主管审核在存档份上签字,呈报分管经理签发后由公司办公室加印,如系有时间性的定期报表,分管经理因故不能立即签发者,根据经理指示,可先交公司办公室加印报出,存档一份由分管经理补阅补签。

4.3.1.3对外签订成文的经济合同或协议书、委托书、担保等契约性文件,应按公文拟办程序,经主管人签发后,由企划部加印。

4.3.1.4对外的工程设计图纸、资料,购货合同、资料和向上级部门提报有关申请表等,拟办单位

应办好审核和批准手续,由公司办公室加印。

4.3.1.5公司各单位对外联系工作,需持公司介绍信、证明信者,应在各部室、公司兼管文书员处填写由公司统一制发的介绍信笺,经本单位主管审核,并在存根栏处签名,由公司办公室经复审同意后加印,存根留各单位。对涉及各专业部门权限的,应由各专业主管部门负责人审核签字。

4.3.1.6如必须使用一般信纸写作介绍信或证明信时,经办人应先拟稿,经主管人审核签发后,再誊印一份,一并送公司办公室,在清稿上加印,底稿由办公室备查。如系由专业部室部门复信统一存查者,底稿可留在拟办部门。

4.3.1.7开据私人证明,必须根据主管机关、部门的明确规定办理,不符合规定,一律不予证明。对必须加盖公司印章者,应经本单位主管同意,口头或书面通知公司办公室,方可办理。

4.3.1.8严禁在内容不明确或空头及空白介绍信、证明信上加盖公章。

4.3.1.9印章一律盖在单位名称处或文末日期上。

4.3.1.10凡不符合以上诸项程序者,公司办公室拒绝用印,因此而延误工作,由经办单位负责。

4.3.2各部室、公司印章使用,应经主管领导核准同意,严格印信管理。

4.3.3业务专章的使用范围、权限和手续、由各单位按本制度精神,自行制定有关规定,并严格执行。

篇3:地产公司印信使用管理规定

地产有限公司印信使用管理规定

为了规范公司印信的使用程序,明确印信的管理与使用责任,避免误用印信给公司造成经济损失和法律责任,特制订本管理规定:

一、印章的使用与管理

1、公司印章的种类及保管

公司的公章及合同章由公司指派行政部专人负责保管使用;财务专用章、法定代表人章以及收款专用章由财务部负责保管使用;所属公司的印章由所属公司负责保管使用;公司各部门不设部门专用章。

2、使用印章的审批程序

A、凡需加盖公司公章时,先填写《用印审批表》,经部门负责人、主管经理、总经理批准签字后,持《用印申请表》或经总经理签批的文件到行政部办理盖章手续。

B、加盖合同印章时,凭借总经理签批后的《合同会签单》到行政部办理盖章手续。

C、公司公章、合同章原则上不得拿离公司使用,如有极特殊情况,必须拿离公司时,须填写《印章离司申请表》,经总经理批准签字后,在公司其他人陪同下方可将印章拿离公司使用。

D、公司其它印章的使用程序按照印章保管部门制定的使用规定执行。

3、印章保管人的工作要求

A、所有需要加盖印章的文件,只有见到总经理签字后方可加盖,若因总经理外出而无法履行审批程序时,只有取得口头同意后,方可加盖印章,并要在事后补签《用印审批表》。

B、印章保管人对没有公司总经理签字的用印申请,有权予以拒绝加盖印章。

C、印章保管人不得委托他人代办盖印。不准在空自信件上盖印,不准没经批准加盖印章。

D、凡在落款处加盖印章时,必须骑年盖月。

E、与外单位的合同、协议等文件,篇幅超过两页者,要加盖"骑缝章"。

F、印章保管人应做好印章的保管工作,平日随用随锁,假日加封,严防私用、盗盖用公章,如因保管人工作失职,给公司造成损失和不良影响的,公司将追究其行政责任和经济责任。

G、印章保管人需对《用印审批表》进行登记,编号及存档。

4、其它

A、加盖印章的文字材料的行文。格式必须符合有关规定要求。

B、新使用印章在启用前,应将启用时间、印章式样通知公司有关部门。

C、当印章报废,停止使用时,应将原件及时上交公司,并向有关部门及时通报,说明原因,标明停用印模,停用时间。公司须及时收回废用印章,销毁或归档封存。

D、印章遗失时,除要立即报告公司领导和公安机关备案外,还应依法公告作废。

E、公司各类印章的刻制、变更,必须报公司董事会批准后方可办理。

二、介绍信的使用与管理

1、介绍信的印刷

A、公司介绍信由行政部负责印刷。

B、印制的介绍信,应按照公司VI下册所确定的统一格式设计,经公司经理会审核备案后,可以安排印刷、使用。

2、介绍信仅为本公司员工外出开展业务时证明本企业员工身份和拟办业务时使用,不可以作为其它事项的证明材料。

3、介绍信的保管和使用

A、介绍信由公司行政部设专人保管,实行使用审批制度。

B、公司各部门及所属公司员工到政府机关。协作单位开展企业经营范围内的工作业务时,经过所在部门负责人和主管经理签字同意后,凭《介绍信使用审批单》,到公司行政部开具介绍信。

介绍信使用审批单与介绍信存根一起存档。

C、介绍信使用审批单上应写明对方单位名称,本单位外出人员姓名、人数。具体业务内容和介绍信有效期限。

D、使用介绍信要盖两处公章,一处盖在介绍信存根连接线上,一处盖在落款上。

三、本规定由公司行政部负责解释。

四、本规定自下发之日起实施。