L公司电话管理规定

公司电话管理规定

1.目的

规范公司电话管理与使用,提高电话使用率,降低办公费用。

2.范围

本规定适用于集团各公司办公室电话管理。

3.职责

3.1人力资源及行政部负责对公司所有电话的管理监督。

3.2财务部对电话费用行使稽查权。

3.3各部门经理负责对部门所属的电话使用进行监督。

3.4信息部负责公司办公电话整体规划、配布及日常维护。

4.公司电话配布

4.1总经理或以上高层管理人员开通国际直拔电话功能。

4.2副经理、经理、高级经理、副总经理、总经理秘书等开通国内直拔电话功能。

4.3其他各分机开通本市市话功能,如需拔打长途可通过前台转接。

4.4其他人员因工作需要开通国内或国际长途直拔专线的,须由总经理(副总裁)批准。

5.使用规定

5.1所有直线电话分别设立责任人,责任人职责包括呼出控制、密码控制及电话机/传真机的维护保养。

5.2通话内容应言简意赅、长话短说,如遇事情复杂、内容较多,可事先拟好相应提纲。

5.3传真机不能作电话使用,传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。

5.4当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修,严禁擅自拆卸。

5.5直拔长途电话前应加拔IP号(17909或96688)。

5.6各分机拔打长途电话均由总机转拨,通话时间原则上要求不超过五分钟;转接国际长途需说明事由,否则总机有权不予授话。

5.6接听电话一般最迟不得超三声铃响。

5.7传真机不能作电话使用,传真内容较多时应考虑电脑扫描后用邮件形式发送。

5.8当电话机或传真机发生故障时应通知信息部派人维修,严禁擅自拆卸。

5.9各分机拔打长途电话均由总机转拨,通话时间原则上要求不超过五分钟;转接国际长途需说明事由,否则总机有权不予授话。

6.前台电话管理

6.1树立良好的企业形象,对外来电话应及时接听,最迟不得超三声铃响,规范用语:“您好!****,请问您找哪位请问哪里找好的,请稍等”;如遇当事人不在,应问明对方需要转告与否。

6.2无特殊情况,不准他人在前台拨打及接听电话。

6.3所拨出的长途电话一律造册登记,必须照实填写。

6.4对需拨打的外线电话,按登记先后顺序拨出,同时尽量保持一条线空置,以便外线打入。

6.5严禁利用前台电话拔打私人电话;

6.6前台工作人员下班时应将前台电话用密码控制呼出功能,调至自动转接功能。

6.7前台文员定于每月5日前汇总上月各长途电话登记表交人力资源及行政经理审核。

7.对擅自拔打与公司无关的电话或声讯台(聊天)电话的,将相关追究责任人,由责任人承担该部分话费。

篇2:装修公司行政后勤电话管理规定

装饰公司行政后勤管理制度:电话管理规定

一、本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通,开展业务之用。公司所属电话一律不得拨打任何信息收费电话及私挂长途电话。

二、公司所属电话除企划部网页制作、更新及总经理特批的部门外,一律不得上网。

三、员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。

四、拨打外线接通声响四次对方无人接听时,应挂机重新拨叫。

五、公司员工接听外线电话必须使用公司标准用语:"您好,设计大师楼"。

六、前台文秘接听外线电话应说,"您好,设计大师楼",当对方告知分机电话时,应说:"请稍等!"如分机占线,应说:"电话占线,请稍后再打"或说:"分机占线,请您记一下分机号稍后再打!"其他内容视情况回答,总的要求语音甜美,用语礼貌、规范、简洁。

七、公司员工不得利用公司电话拨打私人电话。如有急事应向部门经理或主管说明经同意后方可拨打。

八、公司总部电话及分公司、分部,公司帐户电话话费由行政部在每月10~20日交纳。部分市场扣除的话机话费由各分公司、分部负责交纳。

九、分公司、分部负责交纳的话费清单于每月20日前上报行政部。

十、各部门直拨电话出现信息费,本部门领导负责追查责任人。责任不清的由部门集体承担此项费用。

十一、违反本规定视情节给予一般或严重过失单一张。

十二、违反规定第一条拨打任何收费信息电话及私挂长途电话的,给予严重过失单一张,并承担全部费用。屡教不改的给予开除公职处理。

篇3:学院（学校）电话管理规定

学院(校)电话管理暂行规定

为了配合学院二级管理体制的改革,加强学院电话管理,提高各系部自我管理意识,节约办公经费开支,进一步加大“节约型校园”的建设力度,特制定本暂行办法。

1、电话管理

后勤基建处负责管理电话总机业务,总机业务设有号簿存储、号码查询、呼叫转接、号簿管理、短信群发等功能。

2、电话安装

因工作需要安装新电话及办理其它电话业务,需由各部门填写申请,报主管院长批准同意后,送后勤基建处,交由电信公司实施。

3、电话权限

①各部门可根据实际需要开通长途电话,原则上每部门开通一部,如需增加,报主管院长审批;

②市内电话限额自行到后勤基建处申报;

③“来电显示”只有部门负责人的电话可以开通,其他因特殊需要安装的需报主管院长审批。

4、电话费用

①根据学院财务处电话费用总预算,由后勤基建处下达各党政管理部门的电话预算,预算金额于每年年初根据各部门实际情况核定,(各教学系部的话费开支预算,纳入各部门的包干经费中,不在预算中下达),各部门所属电话的安装费、功能费等均在部门电话经费中支出;

②各出租房、技术开发用房的电话费在接到后勤基建处缴费通知后,在规定时间内缴至学院财务处,逾期将按2%/天加收滞纳金,逾期30天不缴纳者,后勤基建处将中止其正常通讯。

5、电话维修

电话机由各部门自行购买及维护,如遇电话线路问题,报后勤基建处维修;

6、短信群发

学院总机有短信群发的功能。申请部门填写申请表(见附件),院办公室负责人审核批准学院的短信内容,各相关职能部门负责人负责审核系部的短信内容。经审核批准的短信交后勤基建处处按群发要求实施。凡未经审核批准的短信一律不得群发。

7、本规定自公布之日起执行。

附件:

电话总机短信群发申请表

申请部门(盖章):申请时间:

发布时间

年月日至年月日

群发对象

群发内容

备注

申请人:

部门意见:

办公室意见: