OHS要素9:文件化
9.1总则
建立并保持书面或电子形式的OHSMS文件,用以描述OHSMS核心要素及其相互作用,明确查询相关文件的途径。
9.2职责
OHS管理者代表负责组织建立实施和维护OHSMS文件。
9.3控制要求
a)OHSMS文件包括:OHS管理手册、程序文件、支持性文件和记录三个层次;
b)依据国家经贸委职业安全健康管理体系试行标准,编制公司《OHS管理手册》,明确OHS方针、目标和指标等,描述OHSMS的要求及接口,规定OHSMS的文件结构及建立和保持过程。
c)建立并实施OHSMS所要求的各项程序,并使程序文件化;
d)为保证OHSMS的有效运行,根据实际要求编制相应的支持性文件、记录等;
e)制定OHSMS文件要充分注意文件的适用性,如需引用时应注明文件的来源以便查阅;
f)OHSMS文件应便于员工理解和操作。
篇2:OHS管理体系文件知识
OHS管理体系文件知识
组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息:
(1)对管理体系核心要素及其相互作用的描述;
(2)提供查询相关文件的途径。
l.理解要点
OHS管理体系文件是涉及全组织范围的一个要素。在ISO9000质量保证体系标准中体系文件分为三个层次,即A层为质量手册,B层为质量体系程序,C层为其它质量文件(报告作业指导书等)。OHSMS标准关于管理体系文件的表述中,没有强求将其形成专门手册的形式,也没有刻求组织将体系文件分成三个层次,但依据ISO9001的成功经验,在具体实施中,为便于运作并具有可操作性,建议把OHS管理体系文件也分成三个层次,即管理手册、程序文件和作业文件。
(1)管理手册:
管理手册应阐述OHS方针,目标和指标,管理方案,管理体系核心要素,管理体系有关的组织机构、职责和权限以及手册的评审、修改和控制等规定。
(2)程序文件:
OHS管理体系程序文件是指为完成体系要求的职业安全健康活动所规定的方法。组织应建立与OHS管理体系要求和组织方针描述相一致的有关文件化的程序,它是OHS管理手册的支持性文件,是对各项职业安全健康活动采取方法的具体描述,应具有可操作性和可检查,程序文件是OHS管理体系实施中的内部法规性文件。
(3)作业文件:
可包括表格、报告、作业指导书、危险因素清单、法律法规登记名录、“三同时”报告、安全评价报告、现场平面图等,都可作为相关文件与程序、手册一起共同组成一套有机结合、接口紧密、互相支持、整体统一的OHS管理体系文件。
制订和建立文件时应考虑:①员工的安全知识和技能;②文件的价值;③审核的需要;④若某一过程或活动会因没有文件而导致事故或不符合发生则必须制定文件。
2.审核要点
1)组织是否有文件化的OHS管理体系和文件清单。
2)组织OHS管理体系程序是否确定、形成文件、传达并予以实施。
3)组织是否有建立和保持管理体系文件的程序。
4)OHS管理体系文件是否与现行管理文件相结合。
5)员工如何获取与其工作相关的OHS管理体系文件。
6)组织的关键活动和作业是否有安全控制程序。
7)组织各层次文件接口是否良好,是否相互支撑,文件的一致性如何。
篇3:OHS管理体系文件资料控制程序
OHS管理体系文件和资料控制
组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保:
(1)它们能够被恰当定位;
(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;
(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;
(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;
(5)法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。
1.理解要点
对OHS管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。
另一方面,OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。
2.审核要点
1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。
2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。
3)不论出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。
4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。
5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。
6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。
7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。