程序文件编写工作程序
编制程序文件的工作程序如图所示。
编制程序文件工作程序
1.对现行文件的收集和分析
收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件,其中很多具有“程序”的性质,但也有其不足之处,应该以职业安全健康管理体系有效运行为前提,以程序文件的要求为尺度,对这些文件进行一次清理和分析,摘其有用、删除无关,按程序文件内容及格式要求进行改写。
用人单位如果已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系,就应该使职业安全健康管理体系与这两个体系充分融合,特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等其管理方式类似,这些程序最好在原ISO9000程序或14000程序的基础上补充为好。
2.编制程序文件明细表
一个组织的职业安全健康管理体系程序文件的多少,每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论,但在能够控制的前提下,程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好;每一个程序之间,要有必要的衔接,但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的职业安全健康管理
体系总体设计方案,按体系要素逐级展开,制定程序文件明细表,明确程序主管部门及相关部门的职责,对照已有的各种文件,确定需新编、改造和完善的程序文件、制定计划逐步完成。
篇2:OHS管理体系文件编写原则基本要求
编写OHS管理体系文件的原则和基本要求
编写体系文件的原则是写你要做的,做你所写的,记你所做的。即:标准要求的要写到,文件写到的要做到,做到的要有效(文件写完后一定要下发讨论和修改,达到所写即所做)。体系文件要做到:
1.系统性
―组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定,系统有条理地制订各项程序;
―所有文件应按统一规定的方法编辑成册;
―各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序;
―各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。
2.法规性
―体系文件应在总体上遵循OHSMS标准,以及国家或主管部门的有关法规要求;
―文件一旦批准实施,就必须认真执行;
―文件修改只能按规定的程序进行。
3.协调性
―体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调;
―体系文件之间应相互协调;
―体系文件应与有关技术标准、规范相互协调;
―处理好各种接口,避免不协调或职责不清。
4.见证性
―体系文件作为客观证据(适用性证据和有效性证据)向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况;
―对于审核来讲,OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据:
危险因素已被辩识、评价并得到控制;
有关活动的程序已被确定并得到批准和实施;
有关活动处于全面的监督检查之中;
职业安全健康绩效和持续改进等。
5.唯一性
―对一个组织,其OHS管理体系文件是唯一的;
―通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解;
―决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用;
不同组织的文件可具有不同的风格。
6.适用性
―体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式;
―体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应;
―所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
篇3:OHS体系文件编写步骤技巧
OHS体系文件编写的步骤与技巧
一.文件编写步骤
1.编写OHS初始评审报告
2.编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序
(1)危害辨识,危险评价与危险控制程序;
(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序;
(3)管理方案定期评审程序;
(4)教育培训程序;
(5)协商与交流管理程序;
(6)文件和资料管理程序;
(7)运行控制管理程序;
(8)应急预案与响应控制程序;
(9)绩效测量和监测控制程序;
(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序;
(11)OHS记录管理控制程序;
(12)内部审核程序。
3.如果组织规模较大,可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序,如:
(1)管理评审程序;
(2)目标、指标确定更新程序
4.按照危害辨识,风险评价与风险控制程序去执行,评价出重大危险源,并进行分级,制订清单。
5.根据重大危险因素来编制或修订OHS方针。
6.根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性,确定目标、指标和管理方案。
7.根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意:
(1)为使重大危险因素受到控制,减少工伤事故和职业病,应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序;
(2)对同一个重大危险因素,可以既有管理方案又可有运行控制程序,当然也可以只有其一;
(3)同一个目标可以分解成多个指标,相应地,同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现;
8.通过上述各程序提出各部门的职责,补充完善之,将其提炼到管理手册相应的条款中。
9.将上述各程序中的主要内容,提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。
10.最后再写没有程序支持的手册中的要素,此部分应写详细一些。
二.文件编写技巧
OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写,一条线一个组或一个人,每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内,这样写可以避免前后重复和矛盾。
1.第一条线:
危险辨识,危险评价与危险控制;
法律、法规及其他要求;
方针、目标、指标;
管理方案。
2.第二条线:
培训、意识和能力;
文件管理(控制);
记录和记录管理。
3.第三条线:
运行控制;
应急准备与响应。
4.第四条线:
绩效测量与监测;
事故、事件、不符合、纠正与预防措施;
内部审核;
管理评审。
5、第五条线:
其他及附录。
也可采取如下的编写方式:
(1)自上而下依此展开方式
按方针、管理手册、程序文件、作业文件、OHSMS记录的顺序编写,这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接,但对文件编写人员的素质要求较高,文件编写所需时间较长,且必然伴随着反复修改。
(2)自下而上的编写方式
按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写,这适用于管理基础较好的组织,但如无总体设计方案指导易出现混乱。
(3)从程序文件开始,向两边扩展的编写方式
先编写程序文件,再开始手册和基础性文件的编写,实际是从分析活动,确定活动程序开始,将OHSMS标准的要求与组织实际紧密结合,可缩短文件编写时间。