客户挂账要求服务流程规范
客户挂账要求服务流程与规范
1.接受挂账要求
(1)销售专员接到客户的挂账要求后,根据其信用等级确定是否接受挂账要求
(2)销售专员请信用登记符合酒店有关规定的客户填写挂账申请表,并报公关营销经理、财务经理、总经理等有关领导审批
2.签订挂账协议
(1)销售处主管与客户代表签订挂账协议,协议中明确客户签单额度、结算时间、优惠项目及双方责任等
(2)销售专员将挂账协议文本按涉及的部门复印多份并分发到各涉及部门
(3)销售专员将挂账协议文本原件交部门文员整理存档
3.挂账结算
(1)按照挂账协议中的相关约定,销售专员协助财务部定期与客户结账
(2)如客户在消费过程中出现问题,销售专员须立即予以解决
(3)如财务部门与客户在结算工作中出现疑义,销售专员须予以协助
篇2:酒店信用政策与挂账管理规定
为了方便有信誉的企业、团体、机关及等机构性质的客人在本酒店内所属场所消费的结算,同时为防范信贷风险,制定本办法。
一、信贷客户的开立
1、申请。企业、团体、机关等单位要在酒店采用挂账结算方式的,须填写挂账结算申请表,清楚注明申请单位名称、地址、电话、银行账号、授权签单人及其签名式样,并加盖公章。对于个人申请挂账结算的,必须预先交纳保证金,或由部门经理以上人员负责担保并承担全部风险,除酒店总经理或集团公司总经理以上人员外,担保金额不得超过5000元。挂账客户须与酒店签订挂账结算合约。
2、审批。所有挂账申请先经酒店公关销售部审核申请单位所填列资料,确保其准确性,并提出信贷限额、信贷期限和信用等级,并由财务部进行复核和风险评估后,提出意见,交总经理审批。
3、旅行社的结算合同。在与旅行社签订结算合同时,除须规定房租及其他优惠价格外,还必须规定挂账累计限额、结算期限、结算币种和结算方式等内容,对于信誉不好的旅行社,则须要求交纳一定数额的保证金。
4、备案。挂账结算申请书按规定程序审核并由总经理最后审批后,财务部负责信贷人员需为申请单位开设挂账账户,并发信正式通知申请单位。同时,将被批准单位的有关资料整理好编入挂账结算名册,发给酒店各收银点及有关部门,以备查对。
二、信用等级的评定
挂账客户信用等级分为A、B两级。客户分级的评定依据主要根据该挂账单位规模的大小、市场信誉的好坏、合作时间的长短、单位背景等条件进行评审。对于规模大、市场信誉好、合作时间长、背景好的定为A级信用,对于以上条件较差的公司则列为B级信用。A级客户可免交保证金,价格上给予比B级客户更大的优惠。财务部根据销售部门提出的意,进行复查并提出意见,报总经理审批。挂账信用等级可根据合作时期的表现及实际情况进行调整。A级信用单位两次逾期付款后应降为B级信用单位,如持续逾期付款,应考虑是否要求期缴纳保证金。
三、保证金的收取和信用限额的管理
B级信用单位必须预交与信用限额相同金额的保证金,保证金不能计算利息。财务部负责信贷人员在挂账公司消费达到上限前通知对方支付前期款项,否则在满额后必须现付
结算。若挂账公司单笔消费额超过信用限而又需要挂账结算时,必须由营业部门负责人签名担保,担保金额不能超过5000元,担保人负责账款追收并承担风险。
四、结算期限的规定及优惠条件
挂账公司的结算期一般定为15天(上半月消费必须在月底前结清,下半月消费款必须在下月15日前结清)或30天(当月消费款必须在下月内结清)两种。为了鼓励挂账单位按期结算消费款,销售部在制定价格时可考虑给予按时结算的客户适当的折扣优惠,但须在合约中注明。
五、逾期结算的处理
挂账公司未能按时支付款项时,财务部应及时发出催收信并做好存档,同时向、上级汇报并知会销售部门,销售部门有责任协助追收。
六、挂账资格的终止
应收账款逾期九十天未能结清时,或者挂账消费额超过信用限额而尚未收回账款时,财务部负责信贷人员应该提出终止客户挂账消费的报告书,销售部门、财务部经理根据具体情况提出意见,经过总经理审批后生效。信贷负责人除通知对方公司外,同时通知各收
银点和有关部门。
七、坏账的处理
1、责任:坏账发生后,业务经办经员必须承担相关的责任。
2、转销程序:
(1)财务部对于每一笔欠款,经查确实不能收回时,须填写坏账转销报告,列明账款发生日期、数额、追收的经过、不能收回的原因及认定坏账的证据等。
(2)财务部经理审核坏账转销报告,对造成损失的责任归属提出追究、处理的意见。
(3)总经理对坏账的转销、责任人的处理意见进行审核。
(4)财务部在接到坏账转销的批准后,方能办理转销的账务处理。
(5)作为坏账转销后的应收款,财务部仍应积极与客户保持联系,随时跟踪有无收回账款的可能性。
八、挂账记录存档
为每一个挂账客户开立独立的挂账账户,保存挂账档案,包括挂结算申请表、客户相关资料、授权书、往来信函、对账单等。
九、举行挂账分析会议
财务部经理应每月组织一次挂账分析会议,由总经理、销售经理、各营业部门经理及
信贷负责人员参加。财务部提供应收款报告(包括累计应收款余额、账龄情况、应收款周转天数、逾期未结账情况及呆账情况等),通报客户的信用情况,提出账款结算过程中存在的问题,商议解决办法。
篇3:前台临时挂账操作规定
为进一步完善前台临时挂账(以下简称S账)的操作,现将有关操作规定如下:
1.
只有以下情况可先挂S帐再结账:(1)押金足额或协议签单挂账单位(个人)因故未能按时到前台退房;(2)旅行社或商务公司汇款不清或不足但有酒店有权担保人给予担保。
2.
客户提前前台现付或刷卡预付房款的(尽量避免大额刷卡),前台收银应开具定金收据,一联给客人,一联投审计,前台留存一联,系统内先入预定房帐内并作总账单,在电脑备注栏注明已预付金额,同时通知市场营销部付款单位和金额,市场营销部要及时注明消费哪一笔预定并预留房。
3.
所有需挂S账的消费款,必须经前厅部经理(或前台主管)同意并由负责担保的市场营销部有权限人签字确认,也可电话通知后最迟于次日补签。审计每天对S账进行审核,发现无签字手续挂S账的,追究挂账人的责任,每次违规操作罚款50元,前台每周一出按担保人汇总的S账明细表,注明挂账时间、入住和离店日期、挂账金额、担保人等内容,报至分管副总经理,抄送市场营销部及财务部。
4.
市场营销部必须将当天和第二天的预订单和汇款凭证及时交给前台(当日下班后的预订可在次日补单),前台签收后退回一联给市场营销部,对未及时传递和遗失单据的,对经手人处罚为10元/单,前台要在系统特殊要求栏准确选择相关的缺单项目,如:预订单、汇款单、或预订单和汇款单。市场营销部要时时查阅并根据系统汇总的特殊要求报表内缺单项目及时补单;前台签收补单后要在系统内及时更新信息。变更及更改单的传递时限为3个工作日。
5.
当客人已交足押金,但未到前台办理退房手续,前台账务也未进行结账处理时,账单暂时保留在前台收银处,保留时间最长不超过1个月。对1个月后仍未来办理手续的,由前台主管统一进行结账处理,并将余款与当天营业款一起投到出纳处,前台主管同时作好相应的明细备忘记录,并将一联账单及押金条留在前台妥善保管。日后客人到前台办理退房结账手续时,前台收银要认真核对押金条及客人消费账单,核对无误并经前台主管审核后收回客人押金条开出支出单让客人签字后退相关余款,此退款不入前台电脑账,先用前台备用金垫退客人,下班时当班收银填写一份请退还该客人押金的支出单,次日凭支出单从总出纳处领取现金补足备用金。审计每月初汇总列出未退房结帐清单,给前厅部和市场营销部各一份。该二部门适时联系客人来结帐退押金。
6.
客人将办理入住或在住但订房单位的汇款暂未到帐或余款不足等情况时,必须由市场营销部有担保权限的人员担保,担保额度(见酒店折扣权限规定)严格按照酒店规定执行,除电脑备注担保人外担保人必须在前台的担保记录上签字确认,具体为:订房单位汇款暂未到帐,客人已到前台办理入住手续时,担保人需在RC单上签字;客人在办理退房手续时在账单上签字,若遇特殊情况,担保人不能及时到前台办理签字手续时,可委托部门其他有担保权限的人员签字担保;若超额担保需逐级上报,请求部门主管、经理、总监直至分管副总在权限内担保。担保挂账时间不得超过二周,担保人需密切跟催相关款项到位,否则将在次月工资中扣除,特殊情况需延期的需报请总经理批准。如因前台收银员结账时漏收而造成收款不足,由当事人负责追回相关款项,期限一周,否则将在次月工资中扣除或由当事人补交现金。
7.
如果签单挂账单位(个人)离店时未在前台办理账单确认手续,如入住时RC单上有有效签单人签字的可直接作清帐处理。如入住时RC单上无有效签单人签字的,先挂S账,前台主管应及时电话联系对方,发传真签字确认(并注明:传真视同原件)即可清帐。此挂账期限为1周。1周后对方无回传的,前台需即通知日常负责此签单挂账单位(个人)的市场营销部人员或此单预订人,转办担保S账手续,此后视同担保S账。
8.
审计每月初抄送前厅部和市场销部各一份签单挂账单位(个人)的挂账余额表。如发现余额不足支付下一次基本消费(1晚1间房费)时需及时通知签单挂账单位(个人)并同时知会市场营销部及前厅部。市场营销部根据签单挂账单位(个人)协议及审计提供的月挂账余额表准确接受或拒绝预订;前厅部(及餐饮收银)严格按各签单挂账单位(个人)协议给予或拒绝消费挂账;前台主管应每天查看客人的消费情况,如有超消费应及时通知签单挂账单位(个人)支付或请客人现付,同时知会审计和市场营销部。
9.
前台主管对以上期限内的各类挂账要定期跟进,及时跟催相关部门、担保人或挂账单位等在规定期限内办理清帐手续。
10.
审计主管每月底对前台S帐进行汇总。并全面监督管理和检查,杜绝异常情况的发生;如发现问题及时上报并在审计报告中反映。
11.
财务部经理全程监督前台临时挂账的整体操作,负责酒店账务清楚准确,保障收入和资金安全;一旦发现异常需及时上报酒店领导处理。