中建某局信息沟通程序

中国建筑第三工程局程序文件

信息沟通程序

1目的

为了促进工程局内各职能和层次间的信息交流,建立适当的沟通过程,

从而增进理解和提高质量管理体系的有效性。

2适用范围

适用于工程局内部信息的沟通与处理,以及与外部各方的信息交流。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《质量手册》

3.1中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

3.2中建三局ZJS.QM203《记录控制程序》

3.3中建三局ZJS.QM217《纠正措施控制程序》

3.4中建三局ZJS.QM218《预防措施控制程序》

4术语

本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》中有关的术语和定义。

5职责

5.1工程局领导层按分工负责制对其分管的职能部门和联系点(局属单位)的信息沟通过程进行控制,以促进企业内各职能和层次间的信息交流,从而增进理解和提高质量管理体系的有效性。

5.2局企管部负责统筹工程局对内、对外相关信息的传递与处理,负责建立信息库、保存和管理相关的信息。

5.3局人力资源部、市场商务部、工程部、科技部等部门负责对应相关方信息的收集、传递及反馈有关信息,建立与本系统业务工作有关的信息库,保存和管理有关的信息。

5.4各公司、分公司、项目经理部与工程局对口的部门或责任人员履行上述的对应的职责,及时向上一级对应的部门和分管领导报送有关的信息。

6工作程序

6.1信息的分类

6.1.1外部信息包括:(但不限于此)

a)国家、地方政府行业主管部门、认证机构监测或检查(审核)的结果及反馈的信息;

b)适用法律、法规、产品标准类信息,如质量法律、法规、条例、技术标准、质量验评标准等;

c)相关方(顾客、监理方、设计方供方、媒体、计量测试部门等)反馈的信息及其投诉等;

d)其他外部信息,如各部门从各种权威报刊、杂志上获取的有关技术创新、质量管理改进技术等方面的信息。

6.1.2内部信息包括:

a)正常信息,如质量方针、目标的实施及完成情况、过程(产品)的监视和测量记录、内部审核与管理评审报告以及工程局公司、分公司职能部门对下属单位的质量管理体系运行检查记录等;

b)不合格(潜在不合格)信息,如施工过程中出现的(潜在的)不合格品,内部审核中发现的不合格项、以及为防止再发生(发生)而采取的纠正措施或预防措施的实施及效果等方面的信息;

c)紧急信息,如出现重大的质量、安全事故的信息与记录,以及发生

重大的顾客投诉案例等;

d)其它内部信息(如各级领导的意图、员工的建议等)。

6.2信息的收集、处理与沟通方式

6.2.1信息沟通方式可以是多种多样的,如质量安全例会、生产例会、贯标

例会、会议纪要、布告栏、内部刊物、各种记录、电子媒体、通讯工具、

互联网等。

6.2.2外部信息的收集与处理

6.2.2.1工程局各级企管质量部门负责国家、地方政府行业主管部门、认证

机构等监测或检查(审核)的结果及反馈信息的收集并传递到分管领导及

相关部门,当监测或检查(审核)结果出现不合格(潜在不合格)时,按

照《纠正措施控制程序》、《预防措施控制程序》的要求进行处理。

6.2.2.2适用法律、法规、产品标准类信息由工程局各级办公室、企管质量、

技术等部门负责收集、评审与更新,按《文件控制程序》的要求进行处理

6.2.2.3工程局各级工程(物资)、市场商务、人力资源、质量安全、技术(试

验)等部门分别负责与原材料、零部件、外协件、安装设备、分部(分项)

工程、劳务等供方、运输公司、计量测试等服务供方进行信息沟通,对其

提供的产品和服务质量施加影响。市场商务部门负责与顾客或其代表的信

息沟通,以确保与产品有关信息的真实性,满足顾客各方面的要求。其沟

通的方式可以是向顾客发送宣传画册、安排接待顾客来工程局、公司的考

察活动、按顾客招标文件的要求组织相关部门进行投标与洽谈、答复顾客

的问询、与顾客签定合同(必要时进行修改与补充)等。工程局各级办公

室负责与地方政府主管部门和新闻媒体的沟通,了解相关的信息。对来自

上述相关方的投诉,由工程局各级职能部门按《纠正措施控制程序》、《预

防措施控制程序》的要求进行处理。当相关方有要求时,在一至二周内给

予解决或答复。上述相关方反馈的其它信息,可由对应部门以《信息联络

处理单》的形式传递给办公室、企管部或质量管理部门,由其组织有关部

门进行处理。

6.2.2.4工程局各级各部门直接从权威报刊、杂志上获取的有关技术创新,

质量管理等信息,在一周内以《信息联络处理单》反馈到企管部门或质量

管理部门,由其负责分类、整理,根据需要传递到相关部门。

6.2.3内部信息的收集与处理

6.2.3.1正常信息的收集与处理:工程局各级各部门依据相关文件的规定直

接收集并传递日常信息(见6.1.2.a)),工程局各级企管部门或质量管理部

门按相关程序文件的规定向有关部门传递质量方针、目标的实施及其完成

情况,内部审核、质量管理体系运行检查结果、更新的法律、法规和产品

标准等信息。

6.2.3

.2不合格(潜在不合格)信息的收集与处理见《纠正措施控制程序》

和《预防措施控制程序》。

6.2.3.3紧急信息(如出现重大的质量安全事故或发生重大的顾客投诉案例)

的收集与处理:由发现部门迅速传递给办公室、工程部、质量、安全等部

门,由工程局、公司、分公司分管领导组织有关部门进行处理,可采用电

话传真、电脑互联网等方式紧急沟通。

6.2.3.4其它内部信息,提供者应以《信息联络处理单》反馈给办公室,企

管部门或质量管理部门进行处理。

6.3信息库的建立和应用

6.3.1工程局、公司、分公司企业管理部门或质量管理部门负责建立工程局

公司、分公司综合信息库,不断汇集各方面反馈的信息,按照信息载体的

不同(如纸张、磁盘、光碟、胶片、声像制品等),提供相应适宜的环境分

别存放,统一保存,并参照文件分类的方式进行整理、制成索引,确保已

获取信息的完整性和可用性。

工程局、公司、分公司相关部门按相应程序文件的要求建立和应用与

本部门相关的信息库,各公司、分公司按工程局的文件规定逐级报送各职

能部门需要的相关信息,确保各种信息沟通及时、准确。

6.3.2工程局、公司、分公司企业管理部门或质量管理部门根据合同评审、生产和服务提供、采购、监视和测量等过程的需要,提供各职能部门所需的信息,各部门也可根据企业管理部门或质量管理部门建立的综合信息库索引,调阅所需的信息,企业管理部门或质量管理部门负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析,寻找质量管理体系持续改进的机会。

6.4对于质量管理体系运行过程中形成的记录,按《记录控制程序》的规定予以控制。

6.5工程局各级各部门对接受、传递的信息应做好收、发文登记。

7支持性文件(无)

8记录

8.1表204-01信息联络处理单

篇2:酒店营销部各部门沟通协调操作程序

酒店营销部与各部门沟通协调操作程序与标准序

一、与各部门沟通协调的操作程序:

(一)市场营销部与前厅部

1、市场营销部对收到的每份客户订房传真、已确认的团队订房、已确认的会议、已确认的长包房,应及时填写相关表单交前厅部客房预订。

2、市场营销部应将所接待的重点宾客客人等级及餐饮、住房安排标准等内容及时填写相关表单交前厅部客房预订,由前厅部客房预订负责通知其他相关部门。

3、预订单上有关旅游团队、散客餐饮标准信息的,市场营销部应根据规定及时通知前厅预订组。

4、市场营销部应将所有海内外客户的详细地址、邮政编号、电话、传真、联系人名单及酒店给予该公司的折扣标准等信息以表格形式递交前厅部客房预订。

5、关于旅游团队延长住房的房价,市场营销部应与前厅部协商,并由市场营销部将协商后的价格通知团队领队。

6、市场营销部应将海外订房中心及网络的销售价格、产品组合、订房情况和流量报告及进程报告通知前厅部。

7、市场营销部应及时向前厅部反馈宾客意见,并与前厅部共同安排好来酒店参观者的有关工作。

(二)市场营销部与餐饮部

1、市场营销部接到海内外客户有关餐饮预订内容的电话、传真时,应填写有关通知单送交餐饮部。

2、市场营销部对特殊团队、散客需要免费、优惠用餐的,经报营销总监审批同意后送交餐饮部执行。

3、涉及在餐饮场所进行的重大促销活动或经营活动,市场营销部应事先向餐饮部送达任务通知单,并就任务落实进行协调、拟写备忘录。

4、将接到的订餐、酒会、宴会及其他有关任务及时通知餐饮部。

5、市场营销部负责协助餐饮公司进行营业场所内所需的广告、横幅、装饰设计及各项餐饮促销活动宣传单片的设计、制作工作。

(三)市场营销部与财务部

1、市场营销部制定各项促销价格需及时通知财务部。

2、市场营销部与相关单位签定的应收帐协议需符合财务部的有关规定,应收帐协议文本应交财务部留存。

3、市场营销部每月收到财务部开具的各类长包房及应收款帐单时,应积极配合做好催款工作。

(四)市场营销部与总经理室

1、市场营销部将搜集的宾客意见和重大投诉及时以书面形式报告总经理阅示,遵照指示妥善处理,并将处理结果反馈给宾客。

2、市场营销部须于每年的10月份将次年的市场计划、重大活动计划、市场信息报告及各类预算上报总经理室。

(五)市场营销部与工程部

1、市场营销部接到重要团队或重大接待任务需临时增加设备、设施时,应至少提前三天将有关计划和要求预先通知工程部。

2、市场营销部接到租用长包房、租赁或承包酒店经营场所等业务时,应至少提前三天将租用方需用的电器设备的情况及时通知工程部,由工程部负责对租用区域内的电器容量进行测定审核后方可使用。若承租方提出需对租用场所进行必要的装修改造时,市场营销部应与工程部共同研究提出实施方案,报总经理批准后由工程部落实实施。

(六)市场营销部与综合部

1、根据本部门工作需要和综合部安排,做好员工岗位调整工作和岗位培训工作。

2、根据工作需要向综合部提出用工申请,参与员工面试并做好新进员工培训。

3、市场营销部除做好自身各项业务培训外,应积极配合综合部做好本员工岗位资源培训,提高员工的业务能力和素质。

4、市场营销部应配合人力资源部做好考勤、业绩考核和工资奖金的评议和发放工作以及部门员工福利性待遇和医疗费用的审核。

5、市场营销部应做好长包房的住宿登记管理,积极配合保安部做好长包房承租人有效证件的查验和安全协议书的签订工作。

6、由市场营销部组织的大型活动应事先将活动方案报人力资源部,请其协助维持治安秩序和现场安全检查。

二、与各部门沟通协调的工作标准:

1、所有的通知都必须以书面的形式发出,双方需签字认可。

2、信息的传递与反馈必须及时准确,最长不可超过24小时,急事急办。

3、注意工作方式,杜绝用强硬、命令的口吻。

篇3:金属制品公司内部沟通控制程序

金属制品公司程序文件:内部沟通控制程序

1.目的:

为使本公司生产经营活动全过程中有关质量信息的收集、整理、传递、管理得到有效控制,从而能迅速制订纠正和预防措施,并付诸实施。

2.适用范围:

适用于本公司整个生产经营活动中产品质量形成及质量体系改进全过程的控制。

3.职责:

3.1管理者代表负责检查质量信息控制、执行、落实及考核;

3.2工程部负责质量信息的整理、汇总并传递至相关部门,各相关部门处理后返回的质量信息由工程部分类归档。

3.3各职能部门负责收集各自的质量信息并及时报到工程部。

4.定义:无

5.工作程序

5.1质量信息的收集:

5.1.1本公司外出人员每次出差回来要填写《信息传递表》经部门负责人审阅后报工程部;

5.1.2各职能部门把收集到的本公司外部质量信息,通过《信息传递表》报工程部;

5.1.3需要填写《信息传递表》的内容包括:

a.有关本公司产品质量方面的信息;

b.有关本公司服务质量方面的信息;

c.有关同类型产品市场需求信息;(如:市场畅销品牌、规格、客户对产品包装及交付方式要求等)

d.有关国内外产品技术信息,新产品发展方向等;

e.有关国家、地区的质量、技术和贸易政策、法规等;

f.其它填写人认为有价值的信息。

5.2各生产车间及有关部门把收集到的本公司内的质量信息,通过《信息传递表》及时反馈到各有关职能部门和其它车间。

5.2.1需要填写《信息传递表》的内容包括:

a.生产设备发生故障,本部门不能解决时;

b.生产人员不足,本部门不能解决时;

c.生产工艺不适应生产实际而严重影响生产时;

d.生产材料不足或材料不合格,严重影响生产时;

e.发现安全事故隐患,需有关部门解决时;

f.产品质量发现严重异常,需要有关部门解决时;

g.其它填写人员认为需填报之事项。

5.3质量信息的整理、汇总

5.3.1工程部负责把各部门、车间报上来的质量信息及工程部本身收集到的质量信息进行分类、整理和汇总;

5.3.2整理后的质量信息由工程部负责人审阅;

5.3.3审阅后的质量信息经传递返回后由工程部分类存档、备查。

5.4质量信息的传递

5.4.1经审阅的质量信息由工程部及时传递到各相关部门;

5.4.2重大信息要立即向管理者代表和总经理汇报。工程部要跟踪落实及考核。

5.5贯彻落实状况

5.5.1各有关部门收到质量信息传递后必要时应制订纠正与预防措施,按《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》执行;

5.5.2《信息传递表》传递到有关部门后,各部门应在当日进行处理;

5.5.2工程部把收集到的纠正与预防措施执行情况报管理者代表;

5.5.3管理者代表负责检查质量信息控制与落实执行情况。

6.相关文件和记录

6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《纠正措施控制程序》

6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《预防措施控制程序》

6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》

6.4BF/QJ-008《信息传递表》

批准审核编制

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