非工程类合同管理办法范本
非工程类合同管理办法
第一章总则
第一条为进一步加强项目公司合同管理,减少失误,预防合同纠纷,结合项目公司的实际情况,根据国家有关法律规定,特制订本试行办法。
第二条本办法适用于项目公司(以下统称“项目公司”)对外签订的非工程类合同的管理。
第三条本办法所称合同,是指项目公司在经营管理活动中,对外签订的以设立、变更、终止民事权利义务关系为内容的各类合同、协议、往来函件、意向书、认购书、确认书等具有合同性质的文件,但工程类合同、劳动合同及本办法二十九条所述文件除外。
第二章合同管理机构及职责
第四条项目公司法务部是项目公司合同管理的归口管理部门,统一负责项目公司的合同管理工作。
第五条项目公司法务部的合同管理职责为:
(一)参与合同谈判;
(二)负责合同的起草、修订、审核,并监督合同的履行;
(三)负责并协助合同纠纷处理,提供相应的法律意见和支持;
(四)负责制定、推行统一的合同文本,并监督统一文本的实施;
(五)协助并监督合同审批及管理备案工作;
(六)负责制订、完善合同管理制度,并监督合同管理制度的实施;
(七)公司规定的其他合同管理职责。
第三章合同的签订
第六条签订合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第七条经办部门在签订合同之前,必须认真了解并严格审查签约方的情况,审查内容如下:
(一)是否具有法人资格,若为自然人,是否具有合法的身份证明文件;
(二)经营范围;
(三)履约能力;
(四)资信情况;
(五)是否具有合法的委托代理权限;
(六)其他需审核的内容。
签约前,经办部门应要求签约方提供身份证明文件(签约方为自然人的)、营业证照(签约方为单位法人的)、授权委托书、代理人身份证明、资质证书、资信情况证明等与前述签约审核相关的文件资料。该文件资料应作为合同附属资料,由经办部门负责保管,并与合同一并报送审批。
第八条合同除即时清结者外,均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第九条项目公司规定采用统一合同文本的,则必须采用统一文本。除可约定部分,未经法务部审核和公司分管领导批准,经办部门不得擅自对统一文本进行修改或增减,亦不得在文本上作出任何形式的解释和说明。
第十条经办部门在签订合同时,应注意合同必须符合如下要求:
(一)部首部分:注意写明当事人双方的全称、住所。对方是单位的,应按照营业执照上的名称填写全称和住所,不得随意简化。合同上有其他需要填写事项的,经办部门必须据实填写。
(二)正文部分:注意写明标的物名称、规格、型号、内容、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。
(三)结尾部分:签约方是自然人的,应由其亲笔签名;签约方是单位法人的,应加盖公章或合同专用章,不得使用部门章等不合格印章;同时,应注明合同签约时间和签约地点。
第十一条合同拟定完毕并经签约方签章后,由项目公司经办部门填写《合同审批表》,按照《合同审批表》的审批程序,经相关部门负责人、法务部及有最终审批权的公司领导审查批准后,方能正式签订。
第十二条合同签订完成后,由经办部门对合同进行编号,合同编号完成后,经办部门负责将部分合同原件交由签约方。签约方领取合同文本时,应予以签收。
第十三条合同签订后,公司应保留至少两份原件,分别由财务部、行政部留存。经办部门负责在合同完成签订并编号后将原件及时流转给财务部和行政部,将复印件一份交法务部,一份自行留存备查。
第四章合同的履行
第十四条合同依法签订后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行。
第十五条经办部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。有关台帐设定要求参见本办法第二十八条规定。
第十六条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向相关负责人汇报并通知法务部。
第五章合同的变更和解除
第十七条变更或解除合同必须依照合同签订审批程序经经办部门、相关负责人、法务部和有最终审批权的公司领导审核通过方可。
第十八条项目公司变更或解除合同的通知或协议应当采用书面形式,并按合同审批程序经审核后加盖印章。
第十九条经办部门收到签约方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向相关负责人汇报并通知法务部。
第二十条变更或解除合同的通知和回复应挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分由经办部门保存。
第二十一条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。
第二十二条合同变更后,合同编号不予改变。
第六章合同资料管理及备案
第二十三条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。
第二十四条各经办部门对合同签订和履行过程中的各种文件资料(包括合同及与合同有关的变更、解除文件、图表、传真件、电子邮件、往来函、签收凭证及履行情况记录、《合同审批表》等),均应妥善保管,并对文件资料的完整性负责,不得随意处置、销毁、遗失。
第二十五条经办部门根据当月签约情况据实填写合同签约备案表(见附件),并于每月20日向法务部提供,以便法务部及时了解和掌握签约情况。
第二十六条经办部门根据当月履约情况据实填写合同履行跟进表(见附件),并于每月20日提供给法务部,以便于法务部及时掌握履行情况,并向相关部门和公司领导即时提供法律意见和建议。
第二十七条经办部门应于每月20日将履行完毕或不再履行的合同及有关资料按合同编号整理汇总,由法务部确认后交行政部,由行政部会同留存的合同原件一并存档。
第二十八条合同台帐的主要内
容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方公司、履行情况及备注等。台帐应做到准确、及时、完整。
第七章附则
第二十九条商品房买卖合同、租赁合同的编号、保管、归档以及通知对方领取事宜仍按原办法执行,除此以外因退房(租)、退订、换房、更名、补偿、整改保修等而签署的合同,参照本办法执行。
第三十条《合同签约备案表》、《合同履行跟进表》作为本办法附件,在试行过程中予以适用。
第三十一条本办法解释权归属于法务部。法务部有权根据执行情况对本办法进行修订。
第三十二条本办法自年月日起试行。
篇2:车队合同管理办法
为了更好地遵循合同管理原则,依法签订合同,保证合同的合法性,切实履行合同,提高合同的履行率,及时处理合同纠纷,维护分公司的合法权益,推动企业建立健全机制,以诚信受约,公平交易的商业道德为前提,积极规范合同行为,加强合同监管,深入开展“重合同守信用”活动,更进一步增强法制观念,增强合同意识,特制定分公司汽车队合同管理办法。
一、合同管理组织
1、由分公司主管部门,分公司的主管领导张柯履行领导职责,随时监督和指导合同的管理工作。
2、合同管理小组:
组长:副经理张柯?
副组长:车队队长曾伟、车队副队长刘静
组员:王开全、刘静、盘登素、王建
?(一)、合同签订程序和审批制度
1、合同签订程序中下列主要程序不能省:
(1)、双方当事人要约承诺的程序,要约中确定具体内容,承诺了就要受意思约束。
(2)、调查核实对方签约的资格,抵御风险能力。
(3)、起草合同。起草合同原则上由分公司车队队长执笔。
(4)、双方当事人议定草签。5万元以下可由副经理定稿,5万元以上必须交经理定稿。
(5)、交主管领导审批。
(6)、交合同管理员编号盖章。
(7)、当事人负责将合作的对方法人代表或代表人印章、单位印章盖齐。
(8)、交回合同管理员分送财务或有关部门。
2、合同签订程序完毕后,必须坚持由公司分管领导审签的制度,否则,合同管理员不能编号盖章。
(二)、合同专用章和合同文本,使用保管制度。
1、合同专用章和合同文本,必须妥善保管,严禁随意搁放,合同专用章还必须在存档柜中入盒,采取双锁保管。
2、合同文本原则上不能盖空白,由经办人带走。特殊情况如合作的当事人较远,签约时间紧迫时,必须征得分公司领导同意,并进行登记,方可盖章于空白合同文本。
3、合同文本根据业务对象需要,给予数量,为防止丢失,原则上每一个合同不能超过5页。
4、合同一经编号后,如有作废必须交回备查,够则不能重复请领。
5、货代服务订单,除照本制度的1、2、4条管理外,使用过的订单存根页,必须在用完一本时,及时交回,及时交回分公司办公室存档。
(三)、合同的变更解除处理制度
1、在当事人双方协商一致意见,并请示分公司主管领导后,可以对合同进行变更或补充,补充合同或协议,仍须主管领导审批签字。不允许双方协商私自变更或补充。
2、所有合同的变更或补充,涉及价目和金额标的时,必须经分公司班子研究决定,按分公司班子研究的意见性意见,当事人双方才能协商,协商一致后形成文字材料审批履行。
3、合同中权利和义务的转让和修改,必须按法律规定,依据充分之后提交分公司审理批准。
(四)、使用法人《授权委托书》制度
1、坚持实行拟签合同人必须持有《授权委托书》的制度。
2、特殊合同、大单位大合同由分公司领导牵头直接签订,不委托当事人办理。
(五)合同的台帐登记和报表制度
1、对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理建立台帐登记,健全和完善登记制度,为总结、分析、提高打下基础。
2、严格遵守《统计法》规定,认真做好上级部门、总公司等要求的统计报表,做到报表数据不失误,报表按规定时间呈报不误期,报表送达单位不出错。
3、妥善保存合同登记台帐和报表,使上下相连不缺欠。
(六)、合同挡案管理制度
1、合同档案分类编号、分类保管。
2、合同档案年底按编号顺序装订成册。
3、调档案、查档案必须经分公司领导班子同意,禁止私人关系查档。
4、货物代理服务订单比照本办法进行存档管理。
5、合同正本分公司管理人员保管,因工作需要,业务经办人员只保存合同复本。
(七)、合同管理人员工作制度
1、认真学习法律法规,争做懂法,依法的内行,为分公司合同的顺利履行把好关。
2、努力研究依法办事的规定和材料,宣传群众,宣传遵章守法、依法办事的人和事。
3、理解合同中的违约案例,从中吸取经验教训,为分公司减少或杜绝经济纠纷。
4、及时发现合同签订和履行中的实际问题,找出隐患苗头。
5、不违章违规使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜绝事故。
6、保守合同秘密。
(八)、其他合同专项制度
1、衔接分公司经营管理规章规定,不与分公司规定相违背,如有发现,及时修改。
2、严格合同管理效益兼顾的制度,在不违背法律法规的规定和分公司规定的前提下,力求为车队的经营创造有利条件,让车队不失时机的抓好经济效益。
二、合同管理中的签约标准要求
(一)、原则上一律签订书面合同,用口头形式的合同,仅限于分公司班子同意的,即时(当时)就能取消的经济往来支付。
(二)、严格按国家法律、法规和政策签订合同,不签订违法合同、不签订无效合同,不签订无履约能力的合同。
(三)、必须使用规范的示范合同文本签订合同,内容具体、条款清楚、用语准确、责任明确、手续完备。
(四)、政府规定应该签证或备案的合同,必须及时办理签证或备案手续。
(五)、代理签订的合同,必须持《法人授权委托书》在授权范围和期限内行使职权。
(六)、力争签订标准完善的合同,能做到:
1、标的正确、不大不小。
2、字迹工整、不潦草。
3、无涂改。
4、无串格。
5、无内容含糊混淆。
6、用词提法不错乱,法规专业用语不过时。
三、合同传递运行的程序:
(一)、合同签订盖章完毕后,应全部先行返回分公司办公室存档。
(二)、合同管理员按文中要求分发传递执行。
(三)、交由双方当事人的合同,系统作业之用,双方按合同约定事项书按时、按量进行业务操作,交由财务室合同,按价格结算款额之用,私定协议调整浮动价格而无补充协议的,财务可拒绝按新的办法结费。
(四)、合同交接程序各环节应坚持抬帐签字交接的办法。
四、全面履行合同的管理办法
(一)、分公司经营部门应有保证合同履行情况兑现的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履约率应达100%。
(二)、遵守交易习惯,履行保密义务。
(三)、及时对合同中质量、价格或约定事项不很明确等内容部分进行协商补充。
(四)、为防止回收货款或酬金的困难,力求找到保证措施,商签担保人或财产抵扣合同,努力使债权顺利兑现。
(五)、随时掌握合同履行状况,清楚对方财产变化和产品销路等经济实际情况,及时处理和提出吃力履约困难的问题。
(六)、防止发生和正确处理“三角债”问题。
五、与分公司经营管理的融合联系办法’
(一)、将合同管理渗透到分公司生产经营管理的有关环节中。
(二)、考核各部门的工作时,同时合同管理和履行情况。
(三)、在公司的经营活动中,注意分析合同在签订和履行中的问题。
(四)、从合同管理中反馈公司生产经营挂历中的情况和问题。
(五)、从强化合同管理中,加强和改善公司生产经营管理,提高经济效益和社会效益。
(六)、与各部门的年终考核挂钩,凡合同的签订、履行存在严重问题的,酌情扣发年终考核奖。
篇3:工贸油品调运分公司合同管理办法(附表)
附件1:油品调运分公司合同报审表
送审部门:送审时间:年月日
合同名称:合同编号:
签约单位甲方:承办人:职务:电话:
乙方:承办人:职务:电话:
标的额:签订地点:
合同审批权限:□集团公司□工贸公司履行期限:
合同相对方资信状况住所地:注册资本额:
经营范围:经营期限:
年检情况□合格□不合格专业资质:
合同担保人(如有):担保方式:担保期限:
担保资格□有□无担保范围及其他问题:
附件名称:
中介机构尽职调查意见(若有):
其他说明情况(可另附页):
送审部门负责人意见(盖部门公章):年月日送审部门分管领导意见:年月日
有关专业部门意见(盖部门公章):年月日合同主管部门意见(盖部门公章):年月日
总法律顾问意见:年月日经理意见:年月日
注:1.合同草案应与本表一同上报。
2.属于集团公司、工贸公司审核的合同还需连同附件二(1、2、3)一同上报。
附件二:(1)对外合同(协议)送审表
送审部门:送审时间:年月日
合同名称:
承办人姓名:联系方式:
送审部门负责人意见(盖部门公章):
送审部门分管领导意见:
需提供的资料
合同一般合同立项审批材料
谈判记录(会议纪要)
合同初稿
合同相对方资信状况调查表
其他
合同经招标招标文件
中标通知书
合同初稿
其他
招标合同应招标而未经招标办同意不招标的情况说明,并有承办部门的分管领导和集团公司分管招标工作的领导批示
谈判记录
项目立项说明
合同初稿
合同相对方资信状况调查表
其他
备注
注意:送审部门必须按合同送审表填写,并提供所需材料。否则合同审查部门有权拒绝接收合同,直至达到本表要求。
附件二:(2)对外合同/协议审查审批表
合同/协议名称编号
签约单位甲方:代表:
乙方:代表:
标的额签订地点:
履行期限:
承办单位意见负责人签字:年月日
有关专业部门意见
合同主管部门意见合同主审人员意见负责人意见
合同复审人员意见
总法律顾问意见
经理意见
注:1.由合同主管部门认定“有关专业管理部门”。2.签订对外合同必须填写此表并留存合同主管部门,审查意见填写不下时可附页。3.合同承办单位或部门应依据审查审批表自上而下顺序呈送各级领导、部门签署意见,越级签署的审查审批表视为无效。
4.各级领导、部门负责人须在审查审批表中应填写明确意见并署名,只签署姓名的视为无效意见。
附件二(3):合同相对方资信状况调查表
合同相对方名称
住所注册资本额
经营范围
专业资质
法定代表人/负责人委托代理人
合同相对方承办人姓名职务
电话传真
合同担保人(如有)担保期限
担保方式有无担保资格
担保范围及其它需要说明的担保问题
附件名称(包括合同相对方营业执照、经营许可证、自然人身份证、授权委托书、银行保函、尽职调查报告等)
中介机构尽职调查意见(若有)
合同承办单位(部门)对合同相对方资质的意见
备注
承办单位/部门(盖章)合同编号:
负责人(签字):承办人(签字):