外贸文员岗位工作职责
外贸文员工作职责就是协助出口经理的工作,包括:询价报价,日常文档,准备样板,平面设计的协助工作,单证处理(形式发票,装箱单,提单),下订单,跟进生产,协调各部门跟进工作进度等。
外贸文员跟跟单工作一样比较繁琐,小事,杂事,难事不少,如果借助于一些跟单方面的工具,会解决不少日常重复处理的工作,从而提高跟单效率,减少出错的可能性。比如:跟单网提供的跟单系统,就是这样一个工具:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统,帮助企业解决跟单过程中的大事,杂事,琐碎事,使跟单再无难事.
跟单英文walkthrough的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做账结束——一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。
跟单员的定义DocumentaryHandler跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代)所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。
以下是服装业的跟单员:
跟单员在外期间生活、工作注意调理有序,尤其保证人身安全,另外更注重的是代表企业形象。
一、日常工作安排:
⒈全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样),确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部,以便及时确认。
⒉务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致!(最好要有文字证明)
⒊事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估,做到知根知底。
⒋跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。
⒌预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的,预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
6.订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系,出于双方的利益着想,双与对方沟通,将问题降到最低限度。
二、生产过程中的验货工作程序:
⒈面/辅料到厂后,督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点,并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。
⒉如工厂前期未打过样品,须安排其速打出投产前样确认,并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。
⒊校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认,详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认,并通知其开裁。
⒋根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值,并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料,须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司,并督促其节约使用,杜绝浪费现象。
⒌投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验,如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员,并监督、协助工厂落实整改。
⒍每个车间下机首件成品后,要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见,经加工厂负责人签字确认后留工厂一份,自留一份并传真公司。
⒎每天要记录、总结工作,制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表,每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。
⒏针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求,要监督、协助加工厂落实到位,并及时汇报公司落实情况。
⒐成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量,并不定期抽验包装好的成品,要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。
⒑大货包装完毕后,要将裁剪明细与装箱单进行核对,检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。
⒒加工结束后,详细清理并收回所有剩余面料、辅料。
⒓对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。
13.在检查过程中一定要公平,客观。不能收到厂家的一点点好处,而忘了自己的职责.
1)要有较好的外语基础,掌握一定的专业外语,同时至少对(面料/服装)生产流程有基本上的了解:接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装等等。
2)接单:清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求,在跟客户接单时,能及时发现一些生产上可能出现的问题,诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品(注意:“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的!!!因为,如果难度太大而不是普遍工厂能到好,那么无疑就是大大提高了生产成本……),把客户各项要求清楚地标明在办单上。
3)布产:A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料,认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。
4)看办:样办完成后,可请本厂设计师一起看办(这个对于初入门的跟单员相当重要,可以从中学到一些技术上的东西),看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。
5)成本资料:样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价,这一项需要特别谨慎认真。大家都知道,如果成本出了点错或是报价出错,会对以后这个款的大货带来很大损失……
跟大货生产要求:
1)有较好的外语基础,掌握一定的专业外语,同时至少对服装生产流程有基本上的了解:接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装
2)接单:特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心,如:做办时是这样做,而客户已要求大货更改另外的做法。
3)布产:将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。
4)跟进生产:多到车间走走,向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题,如有必要,需向客户反映问题及建议或征求意见……
5)货期及质量:跟进货期的同时要让QC控制好质量……
6)出货箱单资料:需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料……
7)包装出货:一般情况下,不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦……
1、头办:设计图纸发外厂做头版,头版批核尺寸和板型(和设计师一起),若不确认,必须继续做复版。
2、确认生产款:做面辅料订购预算单交采购部订购。
3、发面辅料:开单发面辅料(CMT单不用发面料)
4、做产前版:用大货面辅料(如没有物料可暂代,但需标示清楚)做正确产前办,追办并批复(包括工艺、尺寸、辅料、款式等,总之是大货前样)。
5、生产进度和质量跟进,确保货期和质量:开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题,对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了,物料补订和补发,对FOB单数量的正常接受范围外的:要不要多的数量、接不接受少了数量,三期的质量问题如何解决如何监督,货期晚了如何解决等等。
跟单除了专业技术之外,还有的就是要注意和工厂的关系处理,这是一个很重要的关键
跟单的步骤包括:产前样的确认,船样的确认,生产中工厂和公司之间的衔接沟通,原料的质量鉴定,生产技术,产品包装方式,交期的跟催和跟进,等等,总之包括生产的全过程。
还有的一种跟单是业务跟单,多为外贸公司,对技术的知识要求不是太高,主要是负责生产工厂和客人的联系,并安排出货方式和船期,付款等。当然对于面料(服装)的质量也相当重要。
跟内单的大致流程如下:从客户下单到签定完合同,根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作,同时可着手下投产资料单给各个部门(包括计划办、品质部、技术部、采购部)。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度,以便更好的与客人沟通,并及时让客人了解工厂的大货操作情况,以备在出现特殊情况下(如交期不及时、不能按时交货等)让客人在第一时间得到消息,避免出现客人提前订好船期或空运,因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。
跟单注意事项:
1:物料是否正确。
2:尺寸是否“准确”。
3:款式是否错误。
4:做工是否细致。
5:成品颜色是否“正确”。
6:有无漏定物料。
7:物料是否能按预定时间到加工厂。
8:时间上是否有问题。
员工的一切行为代表着整个公司的企业形象,不论从个人言行或者处事上,注重个人以及公司形象很重要.
篇2:外贸会计工作核算
外贸会计工作的核算
购进货物的核算
进口原材料。
1、报关进口。
出口企业应根据进口合约规定,凭全套进口单证,作如下会计分录:
借:材料采购―进料加工―**材料名称
贷:应付外汇帐款(或银行存款)
支付上述进口原辅料件的各项国内直接费用,作如下会计分录:
借:材料采购―进料加工―**材料名称
贷:银行存款
货到岸时,计算应纳进口关税或消费税,作如下会计分录:
借:材料采购―进料加工―**材料名称
贷:应交税金―应交进口关税
―应交进口消费税
2、交纳进口料件的税金。
出口企业应根据海关出具的完税凭证,作如下会计分录:
借:应交税金―应交进口关税
―应交进口增值税
―应交增值税(进项税额)
贷:银行存款
对按税法规定,不需交纳进口关税、增值税的企业,不作应交税金的上述会计分录。
3、进口料件入库。
进口料件入库后,财务部门应凭储运或业务部门开具的入库单,作如下会计分录:
借:原材料―进料加工―**商品名称
贷:材料采购―进料加工―**商品名称
外购出口配套的扩散协作产品和委托加工产品的核算
现行政策规定,生产企业出口的自产货物包括外购的与本企业所生产的产品名称性能相同,且使用本企业注册商标的产品;外购的与本企业所生产的产品配套出口的产品;收购经主管出口退税的税务机关认可的集团公司(或总厂)成员企业(或分厂)的产品;委托加工收回的产品。
一购入。
购入扩散协作产品后,凭有关合同及有关凭证,作如下会计分录:
借:材料采购
应交税金―应交增值税(进项税额)
贷:银行存款(应付账款)
验收入库后,凭入库单作如下会计分录:
借:产成品
贷:材料采购
二、委托加工产品会计处理
委托加工材料发出,凭加工合同和发料单作如下会计分录:
借:委托加工材料
贷:原材料
根据委托加工合同支付加工费,凭加工企业的加工发票和有关结算凭证,作如下会计分录:
借:委托加工材料
应交税金――应交增值税(进项税)
贷:银行存款(应付账款)
三、委托加工产品收回。
可直接对外销售的,凭入库单作如下会计分录:
借:产成品
贷:委托加工材料
还需要继续生产或加工的,凭入库单作如下会计分录:
借:原材料
贷:委托加工材料
销售业务的核算
一、内销货物处理
借:银行存款(应收账款)
贷:产品销售收入
应交税金――应交增值税(销项税)
二、自营出口销售
销售收入以及不得抵扣税额均以外销发票为依据。当期支付的国外费用在冲减收入后,在当期可暂不计算不得抵扣税额冲减数,而在年末进行统一结算补税;也可在当期同步计算不得抵扣税额冲减数
三、一般贸易的核算
1、销售收入。
财会部门收到储运或业务部门交来已出运全套出口单证,依开具的外销出口发票上注明的出口额折换成人民币后作如下会计分录:
借:应收外汇账款
贷:产品销售收入―一般贸易出口销售
收到外汇时,财会部门根据结汇水单等,作如下会计分录:
借:汇兑损益
银行存款
贷:应收外汇账款―客户名称(美元,人民币)
2.不得抵扣税额计算。
按出口销售额乘以征退税率之差作如下会计分录:
借:产品销售成本―一般贸易出口
贷:应交税金―应交增值税(进项税额转出)
3.运保佣冲减。
运保佣的冲减有两种处理方法,下面两种方法分别进行核算。
A.暂不计算不得抵扣税额的,根据运保佣金额作如下会计分录:
借:产品销售收入――一般贸易出口(红字)
贷:银行存款
B.在冲减的同时,按冲减金额同步计算不得抵扣税额的,作如下会计分录:
借:产品销售收入――一般贸易出口(红字)
贷:银行存款
同时:
借;产品销售成本――一般贸易出口(红字)
贷:应交税金――应交增值税(进项税额转出)(红字)
进料加工贸易的核算
企业在记载销售账时原则上要将一般贸易与进料加工贸易通过二级科目分开进行明细核算,核算与一般贸易相同。只不过是对进料加工贸易进口料件要按每期进料加工贸易复出口销售和计划分配率计算“免税核销进口料件组成计税价格”,向主管国税机关申请开具《生产企业进料加工贸易免税证明》,在进口货物海关核销后开具《生产企业进料加工贸易免税核销证明》,确定进料加工“不得抵扣税额抵减额”。
一、出口企业收到主管国税机关《生产企业进料加工贸易免税核销证明》后,依据注明的不得抵扣税额抵减额”作如下会计分录:
借;产品销售成本――一般贸易出口(红字)
贷:应交税金――应交增值税(进项税额转出)(红字)
二、收到主管国税机关《生产企业进料加工贸易免税核销证明》后,对补开部分依据注明的“不得抵扣税额抵减额”作如下会计分录:
借;产品销售成本――一般贸易出口(红字)
贷:应交税金――应交增值税(进项税额转出)(红字)
对多开的部分,通过核销冲回,以蓝字登记以上会计分录
来料加工贸易的核算
出口企业从事来料加工业务应持来料加工登记手册等,需向主管国税机关申请办理《来料加工免税证明》,凭此证明据以免征工缴费的增值税和消费税。来料加工免税收入与其他出口销售收入分开核算,对来料加工发生的运保佣应冲减来料加工销售收入,不得在其他出口销售中冲减。
一、合同约定进口来料件不作价的,只核算工缴费,作如下会计分录:
借:应收外汇账款(工缴费部分)
贷:产品销售收入――(来料加工)
二、合同约定进口料件作价的,核算进口原辅料款和工缴费,作如下会计分录:
借:应收外汇账款(工缴费部分)
应付外汇账款(合同约定进口价格,汇率按原作价时中间价)
贷:产品销售收入――来料加工(原辅料及加工)
三、外商投资企业转加工收回复出口,销售处理与(1)或(2)一致,只不过是要核算委托加工过程,分进口料件外商不作价和作价两种。
A、不作价。
在发出加工时作如下会计分录:
借:拔出来料―加工厂名-来料名(只核算数量)
贷:外商来料―国外客户名-来料名(只核算数量)
凭加工企业加工费发票,支付工厂加工费,作如下会计分录:
借:产品销售成本-来料加工
贷:银行存款(应付账款)
委托加工的成品验收入库时作如下会计分录:
借:代管物资-国外客户名-加工成品名称(只核算数量)
贷:外商来料―国外客户名-来料名(只核算数量)
凭加工企业加工费发票,支付工厂加工费,作如下会计分录:
借:产品销售成本-来料加工
贷:银行存款(应付账款)
委托加工的成品验收入库时作如下会计分录:
借:代管物资-国外客户名-加工成品名称(只核算数量)
贷:拔出来料―加工厂名-来料名(核算原料规定耗用数量)
B、作价。
在发出加工时,凭业务或储运部门开具的盖有“来料加工”戳记的出库单,按原材料金额作如下会计分录:
借:应收账款-来料加工厂
贷:原材料-国外客户名-来料名称
加工厂交成品时,按合约价格及耗用原料,以及规定的加工费,根据业务部门或储运部门开具的盖有“来料加工”戳记的入库单作如下会计分录:
借:库存商品-国
外客户名-加工成品名
贷:应收账-来料加工厂(按规定应耗用的原料成本)
应付账-来料加工厂(加工费,如外币按入库日汇率)
四、对来料加工所耗用的国内进项税金进行转出。原则上按销售比例分摊,按分摊额作如下会计分录:
借:产品销售成本-来料加工
贷:应交税金-应交增值税(进项税额转出)
委托代理出口的核算
收到受托方(外贸企业)送交的“代理出口结算清单”时,作如下会计分录:
借:应收账款等
产品销售费用(代理手续费)
贷:产品销售收入
支付的运保佣与自营出口一样,要冲减外销收入。
销售退回的核算
生产企业出口的产品,由于质量、品种不符合要求等原因而发生的退货,其销售退回应分情况进行处理。这里只以一般贸易出口为例进行介绍,进料加工贸易与此类似。
一、未确认收入的已发出产品的退回,按照已记入“发出产品”等科目的金额,作如下会计分录:
借:产成品
贷:发出产品
二、已确认收入的销售产品退回,一般情况下直接冲减退回当月的销售收入、销售成本等,对已申报免税或退税的还要进行相应的“免抵退”税调分别情况作如下会计处理:
1、业务部门在收到对方提运单并由储运部门办理接货及验收、入库,拿到手续后,财会部门应凭退货通知单按原出口金额作如下会计分录:
借:产品销售收入-一般贸易出口(红字)
贷:应收外汇账款
2、退货货物的原运保佣,以及退货费用的处理。
由对方承担的:
借:银行存款
贷:产品销售收入-一般贸易出口(原运保佣部分)
由我方承担的,先如下处理:
借:待处理财产损益
贷:产品销售收入-一般贸易出口(原运保佣部分)
银行存款(退货发生的一切国内、外费用)
批准后:
借:营业外支出
贷:待处理财产损益
应交税金的核算
根据现行政策规定,“免抵退”税企业出口应交消费税免征消费税,增值税的计算按以下公式:
当期应钠税额=当期内销货物的销项税额-(当期全部进项税额-当期不得抵扣税额))-上期未抵扣完的进项税额
1、如当期应纳税额大于零,月末作如下会计分录:
借:应交税金――应交增值税(转出未交增值税)
贷:应交税金――未交增值税
2、如当期应纳税额小于零,月末作如下会计分录:
借:应交税金――未交增值税
贷:应交税金――应交增值税(转出多交增值税)
篇3:生产企业外贸部经理职责
生产企业外贸部经理岗位职责
岗位名称:外贸部经理
直接上级:公司领导
直接下级:业务员、单证
本职工作
确保完成或超额完成公司年度预定销售目标任务
工作责任
*遵守国家法律、法规及公司各项规章制度
*主持外贸部全面管理事务;并统筹好下属员工工作安排与合理分工
*维护老客户、开发新客户;外单一旦确定第一时间交给张华
*负责外国客户接待、业务谈判、合同签订,所有订单审核、确认
*按往年跟客户生意来往操作经验及对方时间观念,根据生产能力更加合理确定交期
*每周五开外贸专题例会前,给张华确定下周装柜日期外单生产计划
*如外单发柜日期调整,第一时间通知张华和晓斌;如订单更改填写《订单更改通知单》
*每个柜子在装货前,要跟张华商讨是否能装满,如装不满需补那些货;如剩余剩下那些产品,要提前给张华指导意见
*每周监控好外贸成品库库存情况,并做好催发工作
*客户验货,提前通知李主任做准备,通知董助维护现场整洁,以便给客户留下好印象
*负责外单货款催收,并向公司领导提供人民币汇率变动信息以便其决策
*参加行业展销会,了解竞争对手及市场有价值信息,并负责现场客户接待
*负责编制外贸规范运作指导手册,规范本部门运作,指导下属提升业务能力
*负责客户资料、合同等本部门所有资料建档与管理,并处理好与客户和合作伙伴关系
*按质量管理体系要求做好相关工作,了解客户需求,持续改进,不断提高客户满意度
*参加公司每周例会,切实落实相关会议精神,完成公司领导交办工作任务
领导责任
*对年度外贸销售目标任务完成情况负责
*对货款回收按时性负责
*对外贸客户档案资料保密性负责
管理权限
*对本部门一般事务有裁决权;对订单和票据有审核权;对产品质量有否决权
任职要求
大专以上学历,英语4级以上,能熟练说写英语并跟老外对话、3年以上外贸管理工作经验,务实精干,善于应酬和处理人际关系、有一定*才、有良好职业道德修养
人事管理
外贸部经理由公司领导决定聘用与解聘,其工作对公司领导负责