（饭店）酒店前台预订岗位职责

酒(饭)店前台预订岗位职责

一、预订的承接:

1.接到预订申请,要礼貌待客,及时给对方一个答复;

2.如有条件满足预订要求的,应立即按预订要求办好有关手续,对以信函或

电报;

3.如无法满足时,应实事求是的说明情况,以求得谅解且致谢致歉。

二、记录储存:

1.住店客人的姓名、人数、电话号码、房间类型、房号。对VIP客人要特别注明要求,包括客房布置,如鲜花、水果或其他特殊要求;

2.抵达饭店的日期由何地来、到达时间。若客人已交付预订金,则将房间按

规定保留;

3.预订的方式,订房人姓名或订房单位名称,联系人姓名,电话号码;

4.订房承办人签名。

三、控制检查:

1.对预订房到达前此类房间的控制,以确保当天有空房给预订的房间;

2.控制客房预订变化情况,如果客人取消订房时要将此预订单注明已取消。如果传真或信函的需发传真或信函并且签名确认;

3.订房变动,则要根据变动情况进行重新调整。

四、预订确认:

1.确认客人的定房资料,是否有变动;

2.确认客人的确切到达时间,以及我们的保留时间;

3.确认客人的付款方式和保证性预订,确保房间的准确出租和周转率。

五、客到开房:

1.了解是否有预订,找出预订资料;

2.核对订房细节;

3.办理入住登记。

六、团体订房的程序:

1.请客人发传真或信函,注明房间类型、数量、天数、入住日期;

2.查询是否能满足要求,进行承接或谢绝;

3.请对方传真所有住客的资料,进行记录,以便分房;

4.请对方交纳预订金或签预订合同。

七、超额订房:超额订房是指在客房实数预订已满的条件下,再适当增加订房数量和人数以弥补因订房人不到或临时取消订房而可能出现的客房闲置,避免不必要的经济损失。

1.影响“客满”因素:①客人提前退房;②订房者因受气候、航班或车次更改影响而“无到”;③订房者因受朋友、亲戚或同事的影响,临时改变计划而到别的饭店。

2.授理超额预订要考虑的“因素”①整理近期无到客人资料,观察有无带规律性的趋势,无到客人比例占全部客人的比例数;②经常光顾的信誉较好的熟客预订数和一次性客预订数的比例;③本地区或附近有无其他同等级和同类型的饭店,如果有可适当的提高订房数,以防客人到店后因客满而介绍和送客人到其他饭店入住。

3.超额订房的数量公式:*=Q*r

篇2:酒店前台预订接待培训

酒店前台接待培训资料:预订

第一章预订的方式与种类

一.预订的方式

客房预订的方式多种多样,各有不同特点,客人采用何种方式进行预订,受预订的紧急程度及客人设备条件的制约.

当前,客人的预订方式主要有以下几种:

(一)电话预订

电话订房较为普遍,它的特点是速度快,方便,而且便于客人与酒

在接受电话预订时,要注意不能让对方久等.因此,要求预订员必须熟悉本月,本季可提供客房情况,如因某种原因,不能马上答复客人,则请客人留下电话号码和姓名,待查清预订情况后,再通知客人是否可以接受预订.

(二)传真订房

传真订房是一种较为先进的订房方式,,其特点是方便,快捷,准确,正规,它可以将客人的预订资料原封不动地保存下来,不容易出现订房纠纷.

(三)国际互联网预订

通过Internet进行预订,是目前国际上最先进的订房方式.随着计算机的推广使用,越来越多的散客开始采用这种方便,快捷,先进而又廉价的方式进行预订.

(四)口头订房

即客人(或其代理人)直接来到酒店,当面预订客房.它能使酒店有机会更详尽地了解客人的需求,并当面回答客人提出的任何问题.同时,也能使预订员有机会运用销售技巧,必要时,还可通过展示客房来帮助客人做出选择.

对于客人的当面口头订房,订房员应注意下列事项:

1.客人在离前台1.5米处,向客人问好,早上好/下午好/晚上好,有什么可以帮到您.

2.询问客人的住店日期及房类.

3.查询客人想预约期间是否有房间.如有房,向客人介绍客房.同时向客人报价.如客人有协议,询问协议单位,并在电脑中查询.

4.若是已订满,切记不要马上回绝客人,应向客人说明目前房间客满,先将其订房排列在等候名单中,若有房间时,则立即知会客人.

5.若已经没有客人所想要的房类,则应委婉建议是否要改订其他房类.

6.详细介绍房间的形态,设备等.也可建议客人看房.

7.确认该期间有房后,询问对方资料.

(1)预订人姓名或住店人姓名.

(2)入住日期到店时间,离店日期,人数,房间数,及房类.(在旺季,对于不能讲定抵达钟点的客人,可以明确告诉客人,预订保留到18:00)

(3)确认房价.

(4)房帐是何人付款.

(5)询问客人是否有特殊要求.如无法答应客人要求时,务必告诉客人实情,并说明会尽量帮他安排.

(6)留下客人联系方式.

8.将内容重复一次,以确认无误.

9.及时输入电脑.

第三节

预订的受理

一.接受预订

订房员接受客人预订时,首先要查阅预订控制簿或电脑,如有空房,则立即填写(预订单).该表通常印有客人姓名,抵离店时期及时间,房间类型,价格,结算方式以及餐食标准,种类等项内容.

二.确认预订

预订员在接到客人的预订要求后,要立即将客人的预订要求与酒店未来时期客房的利用情况进行对照,决定是否能够接受客人的预订,如果可以接受,就要对客人的预订加以确认.

确认预订的方式通常有两种,即口头确认(包括电话确认)和书面确认.

每日,书面确认比较正式.对于大型团体,重要客人,特别是一些知名人士,政府官员,国际会议等订房的确认函,要由前厅部经理或酒店总经理签发,以示尊敬和重视.

三.拒绝预订

如果酒店无法接受客人的预订,就对预订加以婉拒.婉拒预订时,不能因为未能符合客人的最初要求而终止服务,而应该主动提出一系列可供客人选择的建议.比如建议客人更改房间类型,重新选择来店日期或变更客房预订数等.此外,还可征得客人的同意,将客人的姓名,电话号码等登记在”候补客人名单)上,一旦有了空房,立即通知客人.

总之,用建议代替简单的拒绝是很重要的,它不但可以促进酒店客房的销售,而且可以在顾客上树立酒店良好的形象.

四.核对预订

有些客人提前很长时间就预订了客房,在入住前的这段时间内,有的客人可能会因种种原因而取消预订或更改预订.为了提高预订的准确性和酒店的开房率,并做好接待准备,在客人到店前(尤其是在旅游旺季),预订人员要通过书信或电话等方式与客人进行多次核对(即,再确认),问清客人是否能够如期抵店?住宿人数,时间和要求等是否有变化?

核对工作通常要进行三次,第一次是在客人预订抵店前一个月进行,具体操作是由预订部文员每天核对下月同一天到店的客人或订房人;第二次核对是在客人抵店前一周进行;第三次则是在客人抵店前一天进行.在核对预订时,如果发现客人有取消或更改订房,则要及时修改预订记录,并迅速做好取消或更改预订后闲置客房的补充预订.

五、预订的取消

由于种种缘故,客人可能在预订抵店之前取消订房。接受订房的取消时,不能在看电话里表露出不愉快,而应使客人明白,他今后随时都可光临本酒店,并受到欢迎。在国外,取消订房的客人中有90%以后还会来预订。

客人取消预订时,预订员要做好预订资料的处理工作;在预订单上盖上“Canceled”的印章,并在其备注栏内注明取消日期、原因、取消人等,然后,将其存档。此外,还应在电脑或预订控制簿上将其注销。

如果在客人取消预订以前,预订部门(或总台)已将该客人(或团体)的预订情况通知各有关接待单位(如客房部、餐饮部等),那么在客人取消预订后就要将这一新的信息通知以上单位。

为了防止因客人临时取消预订而给酒店造成损失或使酒店工和陷入被动,酒店可根据实际情况,比如在旺季时,要求客人预先支付一定数额的订金,并在客人抵达前一个月通知对方付款,收款后将有关资料送交前台收银处,待客人结帐时扣除。

六、预订的变更

预订的变更是指客人在抵达之前临时改变预订的日期、人数、要求、期限、姓名和交通工具等。

在接到客人要求改变预订的申请后,预订员首先应查看电脑或有关预订控制记录,看看是否能够满足客人的变更要求。如果能够满足,则予以确认、同时,填写“预订更改表”修正有关预订控制记录。

七、超额预订

(一)超额预订及其处理

超额预订是指酒店在一定时期内,有意识地使其所接受的客房预订数超过其客房接待能力的一种预订现象,其目的是充分利用酒店客房,提高开房率。

由于种种原因,客人可

能会临时取消预订,或出现“Noshow”现象,或提前离店,或临时改变预订要求,从而可能造成酒店部分客房的闲置,迫使酒店进行超额预订,以减少损失。

超额预订应该有个“度”的限制,通常,酒店接受超额预订的比例应控制在10%---20%之间,具体而言,各酒店应根据各自的实际情况,合理掌握超额预订的“度”。

酒店进行超额预订,势必会因此而在某个时间,使某个或某些客人不能按“合同”约定的条件(预订要求)入住,这就相当于酒店单方面撕毁合同,因此,客人有权利进行起诉。

如果因超额预订而不能使客人入住,按照国际惯例,酒店方面应该:

1.诚恳地向客人道歉,请求客人谅解。

2.立即与另一家相同等级的酒店联系,请求援助。同时,派车将客人免费送往这家酒店。如果找不到相同等级的酒店,可安排客人住在另一家级别稍高一点的酒店,高出的房费由本酒店支付。

3.如属连住,则店内一有空房,在客人愿意的情况下,再把客人接回来,并对其表示欢迎(可由大堂副理出面迎接,或在客房内摆果蓝等)。

4.对提供了援助的酒店表示感谢。

5.如客人属于保证类预订,则除了采取以上措施以外,还应视具体情况,为客人提供以下帮助:

1)支付其在其它酒店住宿期间的第一夜房费,或客人搬回酒店后可享受一天免费房的待遇。

2)免费为客人提供一次长途电话费或电传费,以便客人能够将临时改变地址的情况通知有关方面。

3)此日排房时,首先考虑此类客人的用房安排。大堂副理应在大堂迎候客人,并陪同客人办理入住手续。

预订员注意事项

在受理客人预订时,预订员必须注意以下事项:

●接听电话时,必须使用礼貌用语,口齿清晰,应酬得体。

●接到预订函电后,应立即处理,不能让客人久等。

●填写预订单时,必须认真,仔细,逐栏,逐项填写清楚。否则,稍有差错,将会接待工作带来困难,影响服务质量和酒店的经济效益。

●遇有大团或特别订房时,订房确认书要经前厅部经理或总经理签署后发出。这时如确实无法满足其预订要求,要另发函电,表示歉意,并同样经前厅部经理或总经理签署后发出。