诚粤公寓业户档案管理方案

诚基公寓业户档案管理方案

管理处建立业户权籍档案时,应将业户的个人资料、报修记录、服务记录等一并归档。

1.管理处负责建立业户档案,业户档案一户一档。

2.业户档案的管理办法按公司档案要求操作。

3.物业管理处经理负责业户档案的收集、整理、归档、利用。

4.管理处在每月5日前把上月的有关业户资料、产权清单、租赁清单整理好并归档。

5.管理处经理每季度检查一次业户档案工作,对发现问题应立即整改。

5.1权籍档案中包含以下内容:

5.1.1入伙通知书

5.1.2入伙手续书

5.1.3业主使用公约

5.1.4装修管理协议

5.1.5房屋验收表

5.1.6入伙手续资料签收单

5.1.7产权清单

5.1.8租赁清单

5.1.9合同复印件

5.1.10权证复印件

5.1.11有关业户其他资料

5.1.12业主信息表

5.1.13报修项目表

5.1.14服务项目表

5.1.15保管钥匙委托书

5.1.16代办服务委托书

5.1.17安全责任书

每月由经理将上述资料进行检查归档,发现疏漏,立即补齐。

篇2:物业某项目业户档案管理流程

物业项目业户档案管理流程

1、职责

(1)客服部负责业户身份资料相关信息管理。

(2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

(3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.业户情况发生变更时,应及时修订档案。

②.业户文件资料属秘密级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅记录。

③.文件、资料要进行合理归档,分类整理。

④.档案要经常进行清理,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理。

⑤.部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。

⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性,杜绝丢失情况。

3、档案管理

(1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,立即建立相应业户档案。

(2)为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立目录篇(视工作需要,若资料很少,可以不做目录),档案的相关信息增减时,需同时修改目录。

(3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的业户档案管理存放方式:

①.客服部可采用挂牢分类存放等方式,便于日常频繁的查阅。

②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率,选择适合本部门工作的管理方式。

④.各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记《业户档案一览表》中,交部门主管查阅。

(4)业户发生变更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。

(5)客服部主管每周一对照《业户档案一览表》,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题及时予以指导,签署相应评语。

(6)客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理情况,汇总成书面报告,由部门主管批阅后,上报项目经理。

(7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别安排在每年的三月份及九月份。

(8)相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。