新建住宅小区入住管理制度
(新建住宅小区)入住管理制度
1目的
保证业主顺利交房入伙。
2适用范围
适用于竣工,具备交付使用条件的新建住宅小区的业主入伙验房。
3职责
3.1公共事务部负责入伙验房计划、交房文件表单的编制,部门协助力量的协调。
3.2管理中心客服主管负责协助安排现场业主入伙验收工作。
3.3管理中心客服系统工作人员负责具体办理,其他相关部门工作人员负责协助办理入伙手续。
3.4财务部负责核收各项入伙费用。
3.5工程部负责收楼时发现的售后服务整改的跟进和水电的开通工作。
3.6程序要点
3.6.1办理入住手续的前提条件。
a.小区(大厦)已经通过接管验收,达到入住条件。
b.已经通过接管验收;
c.房屋无重大质量问题;
d.工程遗留问题基本得到解决;
e.工程资料已经齐备;
f.达到入住的条件,这里指:
1)小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能,可以满足日常生活所需;
2)配套设施基本齐备,建成并能够使用;
3)管理中心有固定的办公场所并开始办公。
4)物业管理公司已经同委托方签订完毕《物业管理委托合同》。
3.6.2入伙准备工作
入住资料的准备。
a.根据小区的实际情况编写和印制《业主临时公约》、《住户手册》、《消防安全责任书》、《前期物业管理服务协议》。
b.印刷以下各类入住材料:
--《业主证》;
--《装修申报表》;
--《住宅使用说明书》;
--《住宅质量保证书》;
--《钥匙领用登记表》;
--《业主入伙验房表》;
--《业主家庭情况登记表》;
--《临时出入证》。
c.设计办理入住手续流程图。
4.1.1公共事务部在业主入伙前一个月制定入伙工作计划,计划中应明确:
4.1.2入伙日期的确定,每天办理入伙的正式工作时间;
4.1.3负责入伙工作的人员及其职责分工;
4.1.4入伙手续的办理流程;
4.1.5入伙过程中使用的文件和表格;
4.1.6入伙的现场布置,场地安排;
4.1.7安防/保洁/工程及公司总部人员的配合事项
4.2入伙工作计划应由公司领导批准,相关部门提前一个月向业主发出《入伙通知
书》,详细说明:
4.2.1需业主准备的证明材料及证件
4.2.2需业主填写的表格
4.2.3办理入住手续的程序
4.2.4办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导,以便于业主办理各项手续。
4.2.5业主入伙时应缴纳的大致费用.
4.3入伙流程
4.3.1凭地产公司财务部开具的.业主身份证件,确认业主款项缴清后,方
能办理入伙手续;
4.3.2收讫/业主身份证复印件/业主及家庭成员照片,引导业主填写,表格填写应正确、清晰、完整,业主身份证件与登记表相一致;
4.3.3要求业主签署《前期物业管理服务协议》、《业主临时公约》、《室内装修管理协议》、《消防安全责任书》;
4.3.4向业主发放《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《住户手册》、《装修须知》、水电费存折、服务卡及其它需要向业主发放的物品、赠品,请业主签收。
4.3.5验房
a.按房屋交接验收标准向业主交付房屋;
b.与业主共同确认水电表底数;
c.对业主提出的整改事项应记录在案,及时转交工程部整改;
d.向业主交付钥匙;
e.为方便业主整改,在征得业主同意前提下,请业主留用入户门钥匙一把;
f.房屋验收合格的,管理员应请业主在《业主入住验房表》中签字确认。
4.4预交费用
财务部审查并收取各项费用,并开具相应票据给业主。费用项目包括:
a.预交三个月物业管理费
b.装修保证金,多层按500元/户收取,电梯房按1000元/户收取。
c.装修垃圾清运费等
财务部建立费用登记表,对费用交纳完毕的业主,应在登记表中注明。
5.入住时的环境布置:
5.1区内环境:
----入口处挂横幅,内容有"欢迎您乔迁***"等,插彩旗,营造热烈的气氛;
----入口处做红色气拱门;
----入口处做彩色气球
----插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明"管理处"字样;
----入口处标明管理处办公地址和办公时间。
----指示入伙手续办理处指示牌。
5.2管理中心办公环境:
--挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;
--张贴醒目的"办理入住手续流程图",办理手续窗口设置要求做到"一条龙服务",各办理点标识清楚,一目了然;
--管理人员着装整洁,精神饱满;
--办公室内资料摆放整齐有序。
篇2:酒店入住登记制度（9）
酒店入住登记制度(九)
第一条客人一抵店就迅速为其办理住房登记手续,保证柜台经营高效率,使客人满意。登记表设计必须简单、科学、合理化。
第二条柜台要与客房部多联系多协调,保证快速敏捷地为客人分配客房,避免造成部门之间沟通不完善,导致客人登记所花的时间太长。一般来说,柜台员工要迅速为客人办理下榻登记,分配房间,所用时间限制在2分钟以内。
第三条应该知道如何操作电话总机室的设备及电脑。除了他们的本职工作以外,也必须对于一些突发情况,即客人的特殊要求作出反应,提供协助和服务。另外,也必须将一些可疑人物及不正常的事件及时向主管汇报。
第四条要有强烈的责任心,要求员工每次上班后,核实分房、客人抵达情况和结账情况,看看是否一切无误,完全正常。
第五条在入住登记控制信息沟通中,客房部的人员必须及时地将可出租的房间通知总台,总台员工可将客房租给客人。酒店客房如不及时租出,其价值无可储存,损失是无法弥补的。
第六条柜台必须确定并查对客人所下榻的客房条件是否符合客人所需。例如房间的类别、等级、价格等。
第七条给客人客房钥匙时,通常是连同酒店地图一同交给客人。
第八条迅速更新有关客人退房和换房的信息以及保持客房和客人住房情况的最新记录。查验客房房态与实际客房之间有关客人住宿情况的准确性,以便纠正住店客人账单上的差错,保证出租所有可供出租的客房。
第九条柜台与客房部息息相连,为了保证能快速敏捷地为客人分配已整理好的洁净的空房,客房部与柜台两个部门须互通信息,随时随地通报客房占用情况及可提供出租的房间。
篇3:散客入住步骤工作制度
散客入住步骤制度
当客人在宾馆门前下车,行李员应主动上前迎迓,并接过客人的行李,把客人引领来总台进行入住登记,领取钥匙后,进行房间休息,这一个简单的手续,如能处理得好,定能使客人对酒店的服务,倍具信心。
1、总台接待员应暂停原来的工作,向客人展露笑容,礼貌地询问客人姓名如:“先生,早上好,欢迎你光临长城宾馆,请问先生贵姓尊名,但愿我能帮您点忙。”
2、当客人说出自己的名字后,应说:“多谢×先生”,然后在订房架上拿出订房卡,取出一张入住登记卡给客人填写。
3、当客人正在填写入住登记卡时,接待员应马上按照订房卡上的资料,编排房间,填写一本住客手册注明客名、房号、迁出日期及房价,另外再写出一式三份的人名资料条子。
4、客人填妥入住登记卡后,应查看客人有否遗漏了什么重要事项,如:离去日期、证件号码、国籍、付账方式及签名等。
5、查看客人的证件,核对编号有否填错。
6、如客人填写迁出时,将会用信用卡付账,应请客人出示信用卡,并压出一张信用卡表,目的是方便客人在迁出时节省时间。
7、客人搬入是携带轻便行李,但又不使用信用卡,那么便要礼貌地请客人先付全部租金(包括服务费及税金)。
8、一切手续办好后,便在客人面前展开住客手册,向客人解释他的房号,离开日期及房间的租金,然后将手册给予客人,再将房间钥匙及人名资料条子第三联交与客人身后的行李员,再向客人说:“×先生,行李员××会带领你到房间去,祝你在××酒店愉快。”
9、接待员应将入住登记卡分开,把订房卡钉在第一联入住登记卡之后面,与其他第一联入住登记卡放在一起,方便查阅。
10、把订房资料(CORRESPONDENCE)订在入住登记卡的第三联后面,连同账单,一并交与前堂收款部。第二联登记卡则存在一起,第二天早上一并交与公安局申报。
11、第一联人名资料条子是入于房间资料架上,第二联给与总机放于人名资料架上,第三联是给房务部楼层。
12、把客人的人名、房号、人数、离开日期,依据第二联的入住登记卡的号码次序,填写在当天搬入人客簿上。
总台接待员是宾馆和来客接触的前线,能给与客人对宾馆良好之第一印象,若客人在疲乏的旅程后,在入住宾馆之过程中,得到笑脸迎人,彬彬有礼接待员有效率安排一间舒适的房间,必然使客人逗留宾馆期间倍感愉快。(二)总台的主要工作:(1)为客人登记:协助入住客人填妥入住登记表,说明一切有关资料,然后编排房间给予客人。(2)出售房间:包括对客人介绍酒店之设备,接受预订,争取提高宾馆之入住率。(3)提供咨询:解答客人之问题,提供宾馆其他设备及服务。(4)客人之沟通:主动接触客人,了解客人对宾馆的意见,从而可获得改进建议。(5)处理投诉:总台经常是客人投诉的对象,如能善于处理,可减低客人的不满。(6)房务记录:除了接触客人之服务外,亦要处理及制定一些文件、报告、营业状况和住客记录,以便管理阶层明了营业情况。