常规物业管理顾问工作内容
合作期限:共一年,由本物业首期入伙之日前二个月起计,又分为前期筹备、集中入伙、装修搬迁和正常管理四个时期。
■前期筹备期
指一期物业入伙前,Z海协助管理商从机构组建、人员培训到为一期物业入伙做相应筹备的工作时期。
(一)在发展商需要对物业设施设备系统进行增加、减少或改动时,协助发展商进行整改,并提供切实可行的方案和解决办法,确保系统的稳定。
(二)协助管理商建立各专业管理模式、机构设置、拟定人员编制:
1.协助管理商制定管理人员、操作层人员定编方案;
2.协助管理商根据机构设置和岗位定编制定出各级各类岗位责任制。
(三)协助管理商根据物业项目实际情况,测算物管成本,提出物业管理收费标准,报当地政府物价部门审批。
1.人工费用测算;
2.设备耗能费用测算;
3.设备维修保养费用测算;
4.清洁定额费用测算;
5.园艺绿化项目的定额费用测算等。
(四)协助管理商选聘各专业物管工作人员(管理层和操作层)组建工作队伍:
1.提供人员配置及相应素质要求的具体方案;
2.协助对招聘人员进行笔试、::面试、实操考核。
3.提供员工入职及岗前培训参考计划,并协助做好培训计划;
4.协助拟制员工在职培训年度规划,并对规划实施进度、落实情况等进行跟踪检查和指导;
5.协助对操作工进行操作培训;
6.协助对操作工进行常见故障诊断及设备管理培训;
7.就管理商员工外培事宜提供咨询和协助;
8.提供物业管理收费系统软件使用培训。
(五)协助管理商培训各专业物管工作人员(管理层和操作层),协助对各专业技术工人进行考核及资格等级的评定,以确保人员素质。
(六)协助制定入伙交接验收标准及实施程序:
1.按照ISO9000国际质量保证体系文件协助本物业管理商制定验收标准。
2.协助成立入伙接管验收领导小组。
3.指导召开各种入伙专题会议。
4.协助发展商制定"三通"及其它项目入伙必备目标方案。
5.协助接管验收小组及有关人员与发展商、施工单位三方面共同组成联合交接小组,并制定交接验收计划。
(七)提供设备移交、接管验收的全套程序、问题缺陷和解决方案建议书样本及其它资料清单,协助管理商与发展商之间各类专业设施设备的交接与验收工作(包括各专业工程的竣工资料的交接工作等)。
(八)指导管理商对设备外观出现的缺陷进行整改,对维修保养工作的程序等级进行划分,对运行中的设备进行节能改造以利于提高设备管理质量。
(九)协助管理商按ISO9000体系标准编制各项管理制度及建立相关资料、文件:
1、提供管理运作所需的工作程序蓝本,并结合项目实际协助管理商进行修订、充实和完善;
2、协助建立各专业设施设备移交的有关手续、::资料、文件和程序;
3、协助制定各专业设施设备管理规章制度、设备操作规程及维修保养标准、程序和措施;
4、协助制定设施设备运行记录监控的有关程序和文件;
5、根据设计图纸及操作手册等协助制定相关操作指导书、安全规程、应急处理方案、维修保养方案等指导性文件;
6、协助制定消防、给水和排水、水泵、机电设备等项目管理方案;
7、协助管
理商制订清洁保洁标准和程序,编制清洁作业指导书;
8、协助制订绿化操作标准,拟制绿化养护规范;
9、提供员工手册和人事管理制度示范文本,指导并协助编制员工手册及人事工作相关制度;
10、提供质量管理相关的各种记录表格、样本,并结合项目管理目标和质量要求协助管理商进行修订和取舍;
11、协助设置会计帐薄,建立会计核算体系;
12、协助建立健全财务管理制度。
(十)协助管理商建立各专业原始技术资料、维修保养记录等档案;并就物业管理档案资料的整理提供咨询和指导。
(十一)为管理商提供日常物业管理所需设备、材料清单,协助编制对外分包的有关程序,协助评价和选择各专业分包方。
(十二)指导会计核算,帮助进行财务成本分析,提高经济效益。
(十三)协助制定入伙前工作计划:
1.协助成立入伙领导小组。
2.协助制订入伙计划。
3.指导制定收楼、入伙必备文件资料,如《业主公约》、《住/用户手册》、《收楼须知》、《收楼指南》、《装修申请登记表》等。
4.指导制定管理费预算,管理成本核算方案,根据本物业所在地政府物价部门的有关规定协助制定各项收费标准。
5.协助制定入伙管理制度。
6.协助发展商完善入伙必备条件(例如:通知发展商与当地邮政部门联系落实邮编、通邮时间及报刊订阅等)。
6.协助制定开办费用清单、预算及采购计划。
7.指导制定入伙后各专业服务分派方案。
8.制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小组、场景布置、宣传、人事安排、各种指引标识等。
■集中入伙期
指业主在发展商书面通知前来入伙的时限内集中到物业现场收楼、验楼、办理入伙手续的工作时期。本期时间短,工作量大、环节多,需丰富的工作经验及工作技巧。如何将有限人力资源合理分配到各个工作环节中去,使入伙工作得以有条不紊地进行,并给业主留下良好的最初印象即成为集中入伙期工作的难点。因为集中入伙期是业主第一次与物业管理机构打交道,第一印象的好坏,将决定物业管理机构日后长期物管工作能否得到业主的配合而轻松、顺利地开展。
为此Z海将提供以下顾问服务,以保证入伙工作顺利进行,为今后物业管理的正常进行打下良好的基础:
1.指导成立入伙期各工作组,制定各个工作组责任制度。
2.制定入伙工作流程,紧急应变方案等。
3.协助发展商有关部门在集中入伙期间实行联合办公,提供一条龙服务。
■装修搬迁期
指业主办妥入伙手续后,为其物业进行二次装修,直至搬迁入住的工作时期。此时物业管理公司的工作难点有二:
1.面对大量不同的装修单位和素质较低的装修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他们,保护公共设施设备,不侵害业主公共利益,同时又监督装修质量,避免遗留安全隐患等。
2.业主入住有先有后,怎样兼顾先入住业主的正常生活和后入住业主的顺利装修,如何将两者有效的隔离开来,从而避免被有效投诉,也是一个棘手的问题。
为此,Z海将提供一整套根据长期实践经验总结出来的行之有效的管理办法,有效帮助解决以上问题,主要内容包括:
1.指导建立严格的装修审批程序,包括对装修单位资质、
装修图纸等的审批。
2.指导建立装修单位进场管理工作流程。
3.指导建立各业主/用户的装修档案。
4.指导建立装修日常监督管理制度,包括巡查管理制度、装修时限管理制度等。
5.指导建立装修现场验收制度。
6.指导建立装修单位退场管理工作流程。
7.指导建立各业主/用户的入住管理办法。
8.指导建立各业主/用户搬迁管理办法。
9.指导建立各业主/用户搬迁注意事项。
■正常管理期
指物业现场大部分小业主的二次装修工作已基本完成,小区环境的维护、机电设备的保养等日常物管工作均已规律开展的工作时期。
此时Z海主要提供的顾问服务内容有:
1.通过日常工作中的实际运作进一步完善发展商下属物业公司之管理机构组建、人员培训及管理等行政方面事务。
2.指导建立严格的封闭化安全管理制度,包括小区出入登记制度、保安巡查制度、紧急情况处理制度等。
3.指导建立一整套具有可操作性且指标量化的清洁、园艺绿化操作考评管理制度。
4.指导建立财务管理制度、财务人员岗位责任制,提供专业财务收费系统软件并对该系统操作提供业务培训、使用指导等工作。
5.指导建立楼宇机电设备及电梯的维修保养管理制度,如电梯五级(周、半月、月、季、年)保养制度等。
6.按照ISO9002国际质量保证体系标准建立物业管理规范及相应文件并将其切实贯彻到日常管理工作之中。
7.指导建立特殊场所(如会所等)物业服务管理方案。
8.顾问团定期对项目进行考评,并就各专业所涉及的内容、范围进行全面检查,指出问题,分析原因并提出整改意见,跟踪纠正落实情况:
9.各项管理规章制度、岗位、部门职责及其执行情况;
10.按ISO9002标准对管理商的各专业设备管理体系运行状态、维修、保养情况进行检查、诊断,发现不符合,及时11.提出整改缺陷和纠正处理措施报告给管理商,协助建立控制程序及方法,确保系统长期正常运行;
12.检查设备的完好率,对各专业系统故障进行诊断,提供维修技术指导,以便及时排除故障;
13.根据管理商运作过程的实际情况,对涉及各专业管理的文件进行修正补充,对系统出现的问题提出建议和解决方案;
14.对会所设备设施的完善与否提出整改建议:现场考察已装修配置完毕的会所,根据会所的装修格局和功能设置,若发现器材配置不够完善,达不到营业要求,及时向发展商提出建议,以便达到预期效果;
■根据合同要求,在物业评优时,向管理商提供物业管理各专业咨询指导:
*各专业设施设备的维修保养的咨询、指导;
*物业管理规章制度执行情况的咨询、指导;
*物业管理档案资料、创优软件资料整理的咨询、指导;
*在清洁工作中对顽固污渍处理提供咨询和指导;
*提供园艺绿化方面的咨询、指导。
篇2:物业管理顾问人员行为规范
一、遵守公司各项规章制度、员工守则、行为规范、道德规范等。严格执行"德瀚公司"派驻顾问岗位职责,克尽职守、任劳任怨,积极主动、认真负责的完成各项任务。
二、服从上级领导的工作安排与任务部署,坚决执行上级指令,不得推诿、延误、抵触。遇到有意见分歧和出入,应采取沟通交流、协商解决的方式合理处理,不得吵闹、背后诋毁、搬弄是非,以大局为重。
三、坚持执行"工作汇报制度",即周报、月报制度,每周、每月按规定向直接上级分管领导书面汇报工作完成情况与计划安排;便于上级领导随时掌握业务拓展的最新动向与形势,及时提供指导与意见,调整业务策略或采取相应对策。
四、派驻项目顾问人员必须按委托方公司考勤制度准时上、下班,遵守委托方的日常管理规定,不做特殊人物,树立德瀚顾问公司工作人员良好的职业形象与工作道德。
五、尊重委托方企业工作人员与企业管理风格,保持与委托方紧密的工作沟通与友好合作关系,在被派驻项目现场认真负责地完成各项工作任务,::为取得委托方各方面的认同而不遗余力。
六、在有突发紧急事件或有特殊事件时应在第一时间向公司上级主管领导如实汇报相关情况,分管上级对此应有明确意见与指导建议,在取得上级领导的明确指示下,派驻顾问人员应有足够能力妥善处理好此等事宜。
七、派驻顾问人员因业务需要外出或因私必须临时外出时(备注:时间少于一天),必须与委托方工作对接负责人沟通,征询委托方的意见,同时注意必须不得影响到现场顾问工作的正常进行。
八、如需派驻顾问人员因工作需要或探亲需用必须离开顾问现场时间达一天以上的,必须取得委托方相关负责人的同意,并在不影响正常工作进行的前提之下,再向公司上级领导电话请示,经批准后方可外出;同时对于项目团队,必须留有至少1名顾问人员负责现场工作,不可同时外出或休假。
九、顾问人员如因在顾问项目所在地周边范围内进行业务拓展相关工作的,当日实在是无法按时赶回顾问项目所在地的,::需书面向公司提前呈送《外出申请单》或电话请示,将外出事由、相关事项、计划安排、费用预算、预期目标等到内容明确说明,待分管领导与公司领导审核、审批同意后,方可出外。外出时间限定在周边地区不得超过当天,原则上,要求顾问人员当日必须按时赶回顾问项目现场,不影响第二天的正常工作;较远区域视路途远近须请示直接上级领导批准后方可。严禁顾问人员凭借公务名义在外从事私人行径。
十、经公司领导同意的外出拓展或公关工作,交通、食宿、应酬等支出费用按公司规定执行,先由顾问人员先行垫付或借款预支,回来后按公司规定报销,超出标准部分由顾问人员自行承担。
十一、顾问人员在外地派驻时时,必须保持与上级领导的密切联络与沟通,及时汇报工作的进行情况与相关事宜;遇到有特殊性事宜或计划外费用支付情况时,必须向公司领导请示批准后方能实施,顾问人员不得擅做主张、自行其事。
十二、顾问人员派遣到委托项目所在地代表着公司形象,必须坚决维护公司的形象、信誉和利益,不得给公司造成任何事实上的损失(包括经济与名誉等方面),否则,公司保留追究的权利。
十三、派驻顾问必须加强学习与创新进取,努力钻研业务,持续提升专业素养与综合工作能力。在公司授权范围内能独当一面,工作成效好,委托方评价高。
十四、公司会定期安排对派驻顾问人员进行工作检查与绩效考核,并依据检查与考评结果,予以合理奖惩。
十五、派驻顾问人员应在保持与相关各方友好合作的前提下,还需保持必要合理的交往距离,注意外事礼仪与礼节礼貌,不得暴露本性,使对方轻视与不敬。
十六、派驻顾问人员
在委托方工作现场期间,不得做违法乱纪之事,损害公司利益与形象,由此所造成的一切后果,均由当事行为人自行承担,公司不负任何责任。
十七、派驻顾问人员应加强团结合作,以良好的团队精神展现在客户面前,树立"德瀚公司"务实、真诚、敬业的风格。
十八、公司提倡"团结、严谨、实干、负责"的工作作风,公司坚决不允许派驻顾问人员发生任何内部纠纷,必须从公司整体利益出发,无条件服从公司的统一管理与调度指挥。
十九、派驻顾问项目组实行"项目经理负责制",即:在公司领导授权下,在委托项目现场,顾问工作由派驻的"项目经理"全权负责,项目组其他成员必须接受项目经理的统一现场管理,不得推诿与不服从安排,从而影响公司顾问工作的正常进行,由此而导致的任何不良责任由当事人承担。
二十、派驻顾问项目组在"经理负责制"的前提下,在现场工作提倡"群策群力、集思广益、专业互补、敬业认真"的作风,发挥项目组的组织力量,共同努力,保质保量地完成顾问工作任务。
二十一、公司派驻顾问项目人员必须保守公司商业机密,不得在客户与外人面前透露公司内情,如公司市场销售、财务状况、技术情况、设备运营状态、人力管理、法律事务、领导决定等事项,或诋毁公司形象与信誉。
二十二、公司派驻顾问人员必须遵守《公司宿舍管理规定》,不得在宿舍内发生嫖娼、赌博、吸毒等不良行为,未经公司主管领导同意,不得私自容留非公司或非顾问人员直系亲属留宿,一旦发现,必将严惩,直至开除处理
篇3:瀚德物业管理顾问工作纪律准则
一、遵章守纪、严于律己、尽职尽责,不做"特殊员工"与"自由员工";
二、廉洁奉公、清白自身、光明磊落,不搞不正之风、歪门邪道;
三、实事求是、量力而行、诚实坦明,不夸大其辞、弄虚作假;
四、加强联络、积极沟通、友好协作,不搞"个人主义"和"帮派主义";
五、注重形象、言行得体、强化素养,不做有损公司、集体和个人形象之事;
六、营销适路、策略合理、推广有力,不违背顾问工作各项原则与行为规范;
七、朴实大方、真诚实在、稳健踏实,不华而不实、哗众取宠、脱离现实;
八、思路清晰、表达明确、行为妥当,不能言不由衷、夸夸其谈、空洞缥缈;
九、言行一致、言出必行、守信守时,不能表里不一、言行不致、失信于人;
十、尊重上级、服从领导、团结同事,不能目中无人、自以为是、自成一体;
十一、及时汇报、工作请示、接受督导,不能自行其事、擅作主张;
十二、因公外出、勤俭节约、合理花费,不能讲享受、讲阔气、大手大脚;
十三、遵守规定、费用报销、层层把关,不能超标、超额、超范围;
十四、方案实用、指导性强、专业水准高,不能照搬、照抄、不具使用价值;
十五、遵纪守法、遵循公德、刚正不阿,不做有违背道德与良知的不良之事;
十六、家庭和睦、尊老爱幼、公私分明,不做有负家庭与公司之事。