董事长办公室秘书岗位职责工作流程
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
工作内容
工作要求
工作流程
一、办公室
内务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、笑脸相迎,茶水相待。
2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
2、工作会
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的服务。
篇2:经理办公室行政秘书员安全生产职责
27.1按照领导意图和要求,起草、撰拟公司、办公室安全生产方面的公文;
27.2做好公司、办公室有关安全生产方面的会议准备和组织工作;
27.3严守安全生产方面保密制度,不得泄露会议内容和记录;
27.4负责公司EPR系统平台有关安全生产方面搭建和日常工作;
27.5负责公司办公楼、中控室等办公区安全、消防设施检查和维护工作;
27.6参加本部门安全教育学习;
篇3:某矿办公室秘书岗位责任制
行办秘书负责上级及矿机要文件的管理保密工作,及时将上级文件送呈有关领导签阅,根据有关领导的安排做好简报的编印下发工作。
一、岗位职责
第一条深入区队深入开展安全调查研究,为领导安全管理提供参考依据。
第二条把上级的安全指示精神及时印刷至基层单位,做好安全管理的上传下达工作。
第三条负责安全会议矿长讲话材料的起草,抓好矿长安全办公会议纪要的起草工作,力求高质量地完成。
第四条负责有关安全简报的编发工作。
第五条负责使用印信安全管理和企业具体保密工作。
二、责任追究
第六条对上级文件没能及时送呈有关领导审阅批示,影响安全工作安排的,矿行办秘书负直接责任。
第七条由于管理不善造成机要文件丢失或失密的,行办秘书负主要责任。
第八条对于上述负直接责任、要责任的,应根据情况根据情节的严重程度给予行政处分。