某物业辖区IC卡管理办法
物业管理公司作业指导文件
--IC卡管理办法
1.目的:
规范对IC卡的管理控制,避免IC卡的不合理使用。
2.范围:
适用使用IC卡的各管理处。
3.方法和过程控制:
3.1IC卡的发放控制
3.1.1部门经理负责对本部门的IC卡发放管理工作进行监督、审批。
3.1.2部门指定专人负责IC卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对IC卡进行统计整理,填写《IC卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑密码每季度进行更改。
3.2IC卡的登记发放
3.2.1业主申请领卡须出示有关证明,IC卡发放人员根据证明,进行发卡、授权,并在《IC卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
3.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,须经部门经理或经理授权人审批签名,发放人员进行IC卡的发放授权,并在《IC卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
3.2.3IC卡持有人需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证明,部门发卡人员予以变更,并登记。
3.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。
3.3IC卡的挂失、解挂
3.3.1持卡人挂失/解挂IC卡时,须出示本人身份证,经IC卡发放人员核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
3.4IC卡的更换、退还
3.4.1持卡人在保修期内IC卡自然损坏,凭旧卡到控制中心可换取新卡,发卡人收回旧卡并登记。
3.4.2持卡人因人为造成IC卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领取,不能更换。
3.4.3公司赠送的IC卡不能办理退还相关手续。
3.4.4车主不再承租车位后,出纳应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。
3.5IC卡的注销
3.5.1如业主产权发生变更,部门出纳员应及时通知中心,对其IC卡进行注销,并通知原业主。
3.5.2如果工作人员持有的IC卡存在不合理使用或丢失,授权人应立即予以注销或收回IC卡,同时填写《IC卡发放/异常情况登记表》。
3.6IC卡的授权期限规定
业主及家庭成员的IC卡授权期限一般为五年;其他人员IC卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
3.7工作人员IC卡的回收
部门工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回IC卡,登记在《IC卡发放/异常情况登记表》中。
3.8门禁系统密码管理
大堂门、单元门的开启密码管理处每季度更改一次,更改后的新密码应提前一周发到住户邮箱或电话通知。新密码不得以张贴或公告形式进行通知。
4.质量记录表格:
**WY7.5.1-A01-07-F1《IC卡发放(异常)情况记录表》
**WY7.5.1-A01-07-F2《IC卡季度整理表》
篇2:物业钥匙（IC卡）管理规程
1.0目的
1.1本指导书规范了管理处对业主钥匙(IC卡)、公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。
2.0适用范围
2.1本指导书适用于管理处对业主钥匙(IC卡)、公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。
3.0职责
3.1服务中心负责业主钥匙(IC卡)的管理和发放。
3.2工程组负责公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。
3.3监控中心工程系统维护员负责IC卡的制作。
4.0工作程序
4.1工作流程图
4.2钥匙分类
a)业主钥匙(包括门匙、信箱钥匙);
b)公共门窗钥匙、设备用房钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等);
c)IC卡。
4.3管理处接管楼宇钥匙(IC卡)后的管理规定
4.3.1业主钥匙(包括门匙、信箱钥匙)管理
4.3.1.1分类、标识
a)将钥匙分类:先将钥匙按每座、每套房、每扇门钥匙分别栓在一起,每座一大串、每户一中串、每扇门一小串。
b)将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明“-苑-座-房”号。
c)业主的钥匙一般分为房的户门钥匙、室内门钥匙、信箱钥匙三种,均应贴上标签标识。
4.3.1.2业主(住户)钥匙发放
在业主验楼之前,服务中心验证业主入住资料符合规定要求的,业主在《钥匙(IC)发放登记表》上签字登记后,发放钥匙。
4.3.2公共门窗、设备房钥匙管理
4.3.2.1分类、标识
a)将钥匙分类:先将公共门窗钥匙按楼层分类,将设备用房按设备分类,然后将钥匙分别栓在一起。
b)将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明设施设备房名称或公共门窗座、层数。
4.3.2.2公共门窗、设备房钥匙管理规定
a)公共门窗、设备设施房钥匙由管理处工程组统一保管,无工作需要任何人不得以私人名义借出。
b)如工作需要,应在《钥匙(IC卡)借还登记表》上登记。
c)公共门窗、设备房钥匙未经管理处主任同意,不得私配钥匙。
4.3.3IC卡管理
4.3.3.1业主的IC卡发放
a)业主如需办理IC卡,由业主向服务中心前台管理员提出申请,同时要缴彩色照片,服务中心前台管理员验证业主(住户)身份无误,业主向出纳员缴纳有关费用后,统一由监控中心系统维护员制作。由服务中心前台管理员发放给业主,填写《钥匙(IC)发放登记表》,由业主签名。
b)如果业主租赁怡翠花园车位的,IC卡制作时上要用电脑写上有效期。
c)没有租赁或买车位的业主IC卡不能从机动车道通过,只能从人行通道
通过。
d)业主租赁车位到期的要到服务中心办理续租手续,同时IC卡也延期。
4.3.3.1系统卡、管理卡发放管理
a)系统卡由监控中心系统维护员保存、管理。
b)管理卡须经管理处主任审批后发放,并登记。
c)管理卡使用人不得将其借给其他人使用。
5.0引用文件和记录表格
5.1《钥匙(IC)发放登记表》
5.2《钥匙(IC)借还登记表》
篇3:物业ISO钥匙（IC卡）管理规程作业指导书
ISO作业指导书:钥匙(IC卡)管理规程
1.0目的
1.1加强钥匙(IC卡)管理,确保钥匙(IC卡)安全使用。
2.0适用范围
2.1适用于管理处接管的钥匙及IC卡的管理。
3.0职责
3.1客户服务部负责对接管房屋钥匙(IC卡)进行保管。
3.2工程部负责对公共设备、设施用房钥匙进行保管。
3.3保管部负责对IC卡的使用进行监控。
4.0工作程序
4.1接管
4.1.1在接管物业时,客户服务部、工程部依《物业接管工作规程》分别接管住宅及公共设备、设施用房钥匙,接管时填写《钥匙移交清单》、《IC卡移交清单》。
4.2分类标识
4.2.1客户服务部、工程部对接管的钥匙进行分类标识,住宅用房钥匙(IC卡)应分栋号、层号、单元号进行标识,并用信封装好,存放在钥匙柜里;设备、设施用房钥匙应标明栋号、设备房名称,悬挂于工程部的钥匙盘上并至少保留一套备用钥匙。
4.3保管
4.3.1客户服务部设专职管理员对住宅钥匙(IC卡)进行保管。
4.3.1.1对于交楼住宅须由负责交楼的管理员在《钥匙领用登记表》上签领,在交楼完毕后,管理员须在《钥匙领用登记表》上注销。
4.3.1.2对于房屋维修须由施工单位的维修负责人凭工作证及《收楼记录表》借领钥匙。4.3.1.3对于空置房钥匙在借领时须说明借用原因、何时归还。
a)售楼看房,借钥匙时售楼人员应缴纳一定的押金,注明归还时间,并交待清楚空置房管理的注意事项。归还钥匙后,管理员应定期对空置房进行复查。
b)房屋巡查,管理员应做好借领钥匙记录,用完后及时归还并注销。
c)清洁助理借领一套空置房钥匙,定期对空置房搞好卫生。
4.3.2工程部原则上不外借公共设备、设施用房钥匙。
4.3.2.1如外来施工单位因施工需要借钥匙的,须由施工单位出示施工证明并凭施工人员工作证方可借匙,借匙时间不得超过1小时,在借匙时应严格填写《钥匙领用登记表》,对超过借用时间的,工程主管应直接向施工单位负责为进行催还。
4.3.2.2对于管理处内部工作人员借用钥匙的,应问明原因并详细记录在《钥匙领用登记表》上才可借匙,借匙时间不超过4小时,超时的由工程主管向相关部门主管催还。
4.4IC卡管理
4.4.1IC卡是住户出入的证明及开启公共防盗门的钥匙,不能转借使用,用户在出入小区时,门岗保安员礼貌要求出示IC卡进行刷卡进入。
4.4.2对模糊不清已损毁的IC卡,应视为无效IC卡,由保安员通知住户重新到管理处填写《IC卡办理申请表》,进行重新办理,重新办理后,原IC卡当作废处理。
4.4.3保安部在巡逻、检查时发现IC卡外借施工人员使用的,应予以没收交管理处前台,并通知IC卡持有者到管理处领取。在领取时管理员应说明没收IC卡的原因,要注意的事项,并由IC卡持有人签名后领还。
5.0引用文件及相关表格
5.1《物业接管工作规程》(WI-KF-004)
6.0记录
6.1《钥匙移交清单》(JL/WI-KF-004/008)
6.2《收楼记录表》(JL/WI-KF-005/009)
6.3《IC卡移交清单》(JL/WI-KF-017/001)
6.4《钥匙领用登记表》(JL/WI-KF-014/001)
6.5《IC卡办理申请表》(JL/WI-KF-014/002)