入伙退伙工作程序

1.0目的

明确物业业主入(退)伙管理的控制程序,确保业户及时、顺利、有序地入(退)伙。

2.0范围

适用于各物业公司(管理处)业主的入(退)伙管理。

3.0职责

3.1各物业公司(管理处)负责人负责审批入伙、退伙手续。

3.2客户服务部负责入(退)伙手续的具体办理,将业户资料录入计算机,整理、保存业户资料。

3.3收款员负责向业户收取各项入(退)伙的费用。

3.4工程维护部、物业部负责陪同业户验收物业。

4.0工作内容

4.1入伙流程

4.1.1业户办理入伙手续时,需查验业户资料,并留存复印件。包括:

a.《准予入住通知书》;

b.业户身份证或营业执照复印件;

c.代理入伙委托证明以及代理人身份证;

d.发展商要求应具备的其他资料;

注:业主二次入伙时,需提交以上b、c、d项资料。

4.1.2收款员打印入伙收费清单,向业户收取入伙费用。

4.1.3物业公司(管理处)发给业户以下文件:

a.《住户手册》;

b.《装修管理规定》;

c.《住宅使用说明书》;

d.《住宅质量保证书》。

4.1.4物业公司(管理处)发给顾客以下文件,顾客根据《入伙文件签署发放确认表》签收以下文件:

a.《业主档案》;

b.《业主公约》;

c.《消防安全责任书》。

注:业主二次入伙时,需提交以上a、b、c项资料,同时变更业主的相关资料,并整理归档。

4.1.5收取完相关资料,工程维护部维修技工或物业助理陪同业户进行验楼,验楼结果填写在《楼宇情况反馈表》,并将其中一联交给业户。

4.2入住及搬迁的管理

4.2.1当业户搬迁时,需由物业公司(管理处)保安员核实业户身份证及搬迁物品(非业主搬迁需征得业主书面意见方可放行)。

4.2.2当业户入住时,需由管理处保安员核实业户身份以及是否办理入伙手续等情况后填写《物品出入放行条》,并将下联交业户。

4.2.3业户入住、搬迁完毕,保安员收回《物品出入放行条》(下联)于当日交还物业公司(管理处)。

4.2.4物业公司(管理处)保安员将《物品出入放行条》下联归档。

4.3退伙

4.3.1退伙时业户需向物业公司(管理处)提交销售部所开的《房屋转让情况通知书》。经物业公司(管理处)负责人同意后,由客户服务部档案管理员查验相关证明(如:转让合同、公证书等)并保留其复印件。工程维护部与业主进行房屋交接验收::,并填写《物业交接验收表》。

4.3.2在业户出示的转让合同等资料中未明确管理费等费用结算事宜,客户服务部档案管理员应要求业户出示相关书面说明,以防止日后不必要的纠纷。

4.3.3以上资料备齐后,客户服务部档案管理员负责建档,并办理业户搬迁事宜。

5.0相关文件

5.1《交收楼工作规范》(WI-7.5.1-04-01)

6.0记录表格

6.1《住宅使用说明书》(无固定格式)

6.2《住宅质量保证书》(无固定格式)

6.3《入伙文件签署发放确认表》(QR-7.5.1-04-03)

篇2:客户入伙管理工作程序

1.0目的:让客户便捷办理入伙手续。

2.0范围:管理处客服部。

3.0职责:

3.1客服部负责物业入伙的办理及档案的建立。

3.2其它部门负责协助。

4.0程序:

4.1物业入伙程序:

4.1.1验证并存档客户的相关资料:

4.1.1.1《入伙通知书》;

4.1.1.2《购房合同书》原件,留存复印件;

4.1.1.3客户《身份证》或营业执照原件,留存复印件;

4.1.1.4若客户委托他人办理入伙,需提供《客户委托书》、客户身份证原件及被委托人《身份证》原件及复印件。

4.1.2领取入伙资料袋:

4.1.2.1《业主登记表》;;

4.1.2.2《业主公约》一式两份;

4.1.2.3《前期物业管理服务协议》一式三份;

4.1.2.4《房屋装修申请书》;

4.1.2.5《房屋使用说明书》及《房屋质量保证书》;

4.1.2.6《室内管线分布图》(含电、给排水平面图);

4.1.2.7入伙收费一览表;

4.1.3业主办理相关手续

4.1.3.1填写《业主登记表》,签订《业主公约》;

4.1.3.2客户部相关人员收表;

4.1.3.3客户缴纳相关入伙费用;

4.1.3.4贴心管家和维修部技工陪同客户验收房屋,验房时若客户提出质量问题,记录在《房屋交接验收表》上,无问题由客户在表单中签字确认。

4.1.3.5贴心管家负责汇总、[[整理房屋问题,联系施工单位进行整改工作。

4.1.3.6整改完毕由贴心管家把结果反馈给客户,由客户在《房屋交接验收单》上确认签名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客户发放该单位钥匙,并请客户在《业主登记表》中的钥匙栏中签字,如客户需管理处托管钥匙,填写《托管门匙责任声明书》。

4.1.3.7办理住户智能卡。

4.1.3.8签订相关协议。

4.1.4整理客户资料并存档,并将客户资料录入电脑。

4.1.5在客户服务中心墙上装修入伙进度表上贴上标签。

5.0质量记录:

5.1《业主登记表》

5.2《业主公约》

5.3《前期物业管理服务协议》

5.4KH-03-R01《房屋验收交接表》

5.5KH-03-R02《机动车停车位申请表》

5.6KH-03-R03《入伙客户情况登记表》

5.7KH-03-R04《住户智能卡办理申请表》

5.8KH-03-R05《托管门匙责任声明书》

篇3:园荔物业入伙管理工作规程

　　园荔物业入伙管理工作规程

　　1.目的

　　规范住户入伙管理工作,确保住户顺利入伙。

　　2.适用范围

　　适用于住户入伙的管理工作。

3 职责

　　3.1 公司经理负责指导组织安排入伙工作。

　　3.2 客服部主管负责组织安排入伙工作。

　　3.3 客服部各岗位工作人员负责具体办理入伙手续。

　　3.4 财务部负责核收各项入伙费用。

　　3.5 工程部负责楼宇整改的跟进、水电的开通以及装修方案审核工作。

　　4.工作规程

　　4.1 入伙、业主、住户、客户的定义

　　1)入伙定义:是指住户收到书面入住通知,并办理完相应手续。住户收到入住通知单上通知办理入住的时间,视为入住时间。

　　2)业主定义:指物业所有权人。

　　3)住户定义:指物业所有权人和物业使用人。在管理制度称呼和意见征询等场合以“住户”进行称呼。

　　4)客户定义:一般指物业所有权人、物业的使用人和外部客户。在一般日常管理工作中均以“客户”称呼。

　　4.2 本规程中的“入伙”主要是指住户入住。

　　4.3 住户入伙的准备(指业主入住和租户入住)

　　5.业主入伙

　　5.1 业主入伙资料的准备;

　　1)根据本物业的实际情况编写和印刷《住户手册》、《临时管理规约》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任协议书》、《入伙通知书》;

　　2)《入伙通知书》的内容要求写明物业管理公司的办公地点(以下简称公司)、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;

　　3)印刷以下各类入伙表格:

　　①《钥匙领用/移交登记表》;

　　②《装修申请表》;

　　③《物业使用说明书》;

　　④《物业质量保证书》;

　　⑤《房屋交接验收表》;

　　⑥《住户入住情况登记表》。

　　4)设计办理入伙手续流程图(请参见7、8)。

　　5.2 入伙时的环境布置:涉及服务标识牌的按vi设计办理:

　　1) 入口处挂“欢迎您乔迁×××”拱门横幅和插彩旗,营造热烈的气氛;

　　2) 树立指路牌,由入口处到物业公司或至办理入住的现场。

　　3) “入口处”标明物业公司的办公地址和办公时间。

　　4)物业管理公司对入住办公环境的布置:

　　①挂灯笼,飘小彩带,摆放花蓝、盆景,给人以隆重、喜庆的气氛

　　②张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;

　　③管理人员着装整洁,精神饱满;

　　5.3 客服部依据物业管理公司议定的入伙时间,提前向业主发出入伙通知。

　　5.4 业主收到《入伙通知书》后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到公司办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客服部物业助理应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客服部应将情况向公司领导汇报,由公司领导决定是否登报催办。

　　5.5 入伙手续的办理(详见:入伙手续流程图)

　　1)在收楼验房时,物业助理应邀请业主一起将水电表读数抄录在《房屋交接验收表》中。

　　2)办完业主入住手续后,物业助理应及时收集、整理业主资料并及时建立“住户档案”。

　　6.租户入住

　　6.1 租户入住的条件

　　1)已正式签订《房屋租赁合同》;

　　2)已缴清所有租赁费用;

　　3)已提供租户身份证明的资料;

　　4)房屋装修已经过公司验收合格。

　　5)办完租赁手续后,物业助理应及时收集、整理租户资料,并及时登记。

　　7.办理入伙手续流程图(略)

　　8.入伙流程说明

　　8.1 备件

　　8.2 业主办理入伙手续前要备齐如下文件资料:

　　1)入伙通知书;

　　2)购房合同原件、复印件;

　　3)购房付款证明及复印件;

　　4)业主身份证及复印件,1寸近期免冠彩照两张;

　　5)维修资金缴款凭证;

　　6)业主委托书(委托他人办理时需带)、被委托人身份证及复印件;法人授权委托书、营业执照副本及复印件(公司购房时需提供) 。

　　8.3 登记、验证

　　1)业主带齐上述文件资料到物业公司交验、存档;

　　2)签领《住户手册》、《《装修指引》等资料;

　　①此等资料由业主签字领取,并由工作人员知会有关事项。

　　②业主领取此等资料应仔细阅读了解其内容。

　　8.4 签署《临时管理规约》、《区域防火责任协议书》、《前期物业管理服务协议》,一式二份,业主签署后各留一份,其余交物业公司留存。

　　8.5 填写《住户入住基本情况表》

　　1)业主领取《住户入住基本情况表》后,应仔细填写,内容清楚,数据完整。

　　2)《住户入住基本情况表》填写后交物业公司存档,以便管理和联系。

　　8.6 缴费

　　由工作人员指引业主到物业公司财务部门缴纳入住费用,并签署水电费、管理费用银行托收协议。

　　8.7 验楼、收楼

　　1)业主或委托人在物业公司工作人员带领下到所购物业验楼。

　　2)验楼时发现的问题详细记录在《房屋交接验收表》,由业主或委托人、物业公司工作人员在表上签字确认。

　　8.8 领取钥匙

　　业主验收完楼后,无问题的,悉数将钥匙全部领走;有问题的,留下一把入户门钥匙供维修时使用。

　　8.9 按规定办理装修申报手续

　　业主凭签完字的《入住办理流程单》到物业公司按装修流程图办理装修申报手续。

　　9.按规定办理水、电、气、电话、有线电视及车位使用手续。

　　9.1 领取有关申请表并填写。

　　9.2 签署相关的委托银行收费协议书。

　　9.3 将申请表、协议书交相关单位或客服部办理。