公司管理手册文件控制程序
公司管理手册:文件控制程序
1.目的
对与管理体系有关的文件进行控制,确保有关作业场所使用的文件为有效版本。
2.范围
适用于与管理体系有关文件的控制。
3.职责
3.1办公室是文件的归口管理部门,负责文件的发放、更改、控制和管理工作。
3.2管理者代表负责组织管理手册的编制和审核,总经理负责批准发布。
3.3各职能部门负责相关文件的编制和审核,由管理者代表或总经理批准。
3.4办公室负责与管理体系有关的外来文件的收集、整理和归档工作。
4.管理程序
4.文件分类及保管
4.1文件的分类见下表(略)
4.2.3各部门代号如下:营销部:Y*技检部:JJ
物资部:WZ生产部:SC办公室:BG
4.3文件的编写与审批
4.3.1办公室负责组织管理手册的编写,管理者代表负责审核,总经理负责批准。
4.3.2各部门工作手册,包括工艺文件,采购文件,检验和试验规范,工序操作规范,设备维护和操作规范,岗位职责,培训计划等,由部门负责人组织编写,管理者代表或总经理审批。
4.4文件的受控与发放
4.4.1文件分为"受控"和"非受控"两大类,皆由办公室(以下称文件管理部门)统一归口管理。
a)管理体系文件皆为"受控"文件,在企业内部由文件管理部门按规定发放,文件的持有者,应确保仅在企业内部使用。对"受控"文件,应编写分发号,加盖"受控"印章,登记发放,便于追溯。
b)经总经理批准,有关管理体系文件可作为"非受控"文件,提供给招标单位,咨询单位以及其它公共关系等对外交流的单位和个人。"非受控"文件,登记发放即可。
4.4.2文件领用人应填写《文件领用登记表》后领用。
4.4.3文件管理部门应确保使用文件的各场所及时得到相关文件的有效版本。
4.4.4当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应到文件管理部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的颁发号仍沿用原文件颁发号。
4.4.5当文件使用人将文件丢失,应办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出说明(必要时应做出检讨),补发文件时,应给予新的分发号,并注明丢失的分发号作废。
4.5文件的更改
4.5.1文件需更改时,应由文件管理部门负责管理,由文件更改提出人或更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》;说明更改的原因和内容,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证据。
4.5.2文件更改应经原审批部门审批,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.5.3文件更改批准后,应注明更改标识和更改生效时间,并按《文件领用登记表》中的名单,及时发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保有效文件的唯一性。
4.6文件的换版和作废
4.6.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本;
4.6.2作废文件由文件管理部门依据《文件领用登记表》及时从该文件持有者或使用场所撤出,加盖"作废"印章,防止作废文件的非预期使用;
4.6.3为某种原因需要保留的任何已作废的文件,应由文件管理部门加盖"作废保留"印章,统一由文件管理部门管理,供查阅;
4.6.4对应销毁的作废文件,如换版后的旧的作废文件、已损坏的作废的旧文件、超过保存期的文件等,由文件管理部门填写《文件(记录)销毁申请单》,经管理者代表批准后监销。
4.7文件的管理
4.7.1文件管理部门应编制全公司的《受控文件清单》。
4.7.2文件应分类存放在干燥通风和安全的地方,由文件管理部门监督实施。
4.7.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改,确保文件的清晰易于识别和检索。
4.7.4需临时借阅的文件,借阅者应填写《文件借阅登记表》,由文件管理员(兼职)负责收回;原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。
4.7.5文件管理部门负责组织,在每年管理体系内审前,全面评审在用文件的有效性、适宜性和充分性,同时检查各部门在用文件是否受控。
4.8外来文件的控制
4.8.1办公室负责收集有关产品的国家标准,行业标准的最新版本,加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回,加盖"作废保留"印章。
4.8.2办公室负责收集合同法、劳动法、产品质量法、相关环保法规等与管理体系有关的政策、法规文件的最新版本,加盖受控印章,以备查阅。
4.8.3各部门直接引用的各类外来文件,应识别其适用性和有效性,经该部门主管审核后方可使用,属受控文件。
4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
4.10环境管理法律法规的控制执行《法律法规及其他要求控制程序》。
5.相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《法律法规及其他要求控制程序》
6.记录
6.1《文件领用登记表》
6.2《文件更改申请单》
6.3《受控文件清单》
6.4《文件借阅登记表》
6.5《文件(记录)销毁申请单
北京***公司
篇2:QMS质量手册生产安装控制程序
QMS质量手册:生产安装控制程序
1.目的
策划并在受控条件下进行生产安装,以确保满足顾客的要求和期望,对本公司的所有生产安装活动过程中产生的质量因素进行有效控制,确保质量管理体系正常运行并不断改进,实现质量方针、目标和指标。
2.适用范围
适用于对生产安装提供的控制、生产安装过程的确认、标识和可追溯性、顾客财产、产品防护等因素的控制。
3.职责
3.1技术生产部
A.负责负责编制相应的规程及关键、特殊工序作业指导书;
B.负责按要求执行生产安装任务;
C.负责检测、标识及可追溯性控制,制定生产安装质量目标并执行检验及组织售后服务工作。
3.2市场部负责产品的交付
4.程序
4.1获得表述生产安装要求的信息
4.1.1安装计划
4.1.2技术生产部负责策划并确定生产和安装过程(见流程图)。
4.1.3技术生产部应依据获得的产品特性信息,考虑安装状况,结合实际安装能力,编制《生产计划表》,明确产品规格、数量、交货期及生产进度要求,并按工艺图进行生产安装。
4.2过程确认
本公司的生产安装过程没有特殊过程
4.3生产安装准备
a)技术生产部依据顾客提供的图纸和技术文件,做好安装准备;
b)依据《生产计划表》做好产品的元器件和辅料的准备,各种仪表设备工具保持良好状态。
4.4电器安装
生产人员依据技术文件和图纸及工艺要求进行元器件安装,完成后向检验员报检。
4.4.1一次线安装
生产人员依据技术文件和图纸及工艺要求继元器件安装合格后,进行一次线安装并报检。
4.4.2二次线安装
生产人员依据技术文件和图纸及工艺要求继一次线安装合格后,进行二次线安装并报最终检验。
4.4.3现场安装
合格出厂的产品依据合同要求,如需到使用现场安装的要按照《设备安装计划表》的要求进行现场安装和调试,运行正常后交付。
4.4.4技术生产部负责产品工艺过程的控制,每个工序完成后,提请检验员检验,使过程质量符合规定要求。
4.4.5检验员负责依据《检验规程》,对过程产品、最终产品进行检验,对需要粘贴3C认证标识的产品,应对其一致性进行检验。并填写《产品生产过程质量记录》和《产品追溯卡》,当发现不合格填写《不合格报告》报负责人处理。
4.5本公司生产、安装的产品没有特殊过程。
4.6标识和可追溯性控制
4.6.1适当时技术生产部规定对产品进行标识的方法,并针对监视和测量要求标识产品的状态;技术生产部对标识的有效性进行监控;当出现重大质量问题时,能对其进行追溯。
4.6.2产品标识及可追溯性
A.生产安装现场的物资应予以标识;如果不标识不会引起产品混淆或无追溯要求时,也可以不对产品进行标识。本公司产品标识采用采购产品本身的标识(如原标识不清,仓库保管员应挂上《物料标识卡》进行标识;
B.当合同、法律法规和公司自身需要(如顾客因质量问题引起投诉的风险等)对可追溯性有要求时,生产安装的追溯路径为:
验收合格证安装日志所购产品标识
4.6.4生产安装状态标识为:
检验状态:合格、不合格、待检、待定;技术生产部的质检员填写在相应的检验记录上作为检验状态标识;
4.7顾客财产的控制
4.7.1顾客的财产一般包括:
A.顾客提供的构成生产安装的物料或组件,安装、检测用的设备;
B.顾客提供的用于修理、维护或升级的产品;
C.顾客直接提供的包装材料;
D.代表顾客提供的服务;
E.顾客知识产权的保护,包括信息、规范、图纸等。
4.7.2顾客财产的验证
A.技术生产部依照《监视和测量控制程序》要求对顾客提供的实物进行验证;
B.在进货、使用、贮存、搬运期间如发现不合格,应填写《顾客财产问题反馈表》连同检验报告,及时反馈给顾客,协商处理;
C.本公司的验证不能免除顾客提供合格产品的责任。
4.7.3验证合格的顾客财产入库贮存时,应将其放置于专门指定的区域,并在卡上注明为顾客提供的产品。
4.7.4对于顾客财产的贮存和维护,应根据产品的特点,或按照顾客的要求进行控制,并定期检查产品状况,防止由于贮存、维护不当造成变质、损坏或丢失。对使用顾客提供的设备,应按规定进行维护保养,对测试设备应按期校准。
4.7.5顾客的财产应按顾客指定的用途使用,未经顾客同意不得擅自挪作它用或处理。
4.7.6顾客知识产权的控制
对于顾客的知识产权,如专利技术、产品规范、设计图样、管理或商业机密等信息,应进行保密控制。
4.8生产安装防护
4.8.1材料搬运的控制
材料所在地现场的负责人根据产品的特点,选用的搬运工具,规定合理的托运方法,应考虑:
A.在运输过程中选用低能耗、低成本、安全的运输方式,防止跌落、磕碰、挤压;
B.应按照包装箱外标识的要求进行搬运;保持搬运通道畅通;搬运过程中注意保护好产品,防止丢失或损坏;
C.对易损、危险品应制定专门的搬运指导书,或使用特殊的搬运工具;
D.根据需要对搬运人员进行必要的培训,使其掌握必需的作业规程要求。
4.8.2产品的保存
A.生产安装再未交付前,技术生产部应派人维护安装现场;
B.如材料保存需要,仓库应配置适当的设备(空调、抽风机、消防设备等),以保持安全适宜的贮存环境;
C.对贮存物品的环境及安全有明确要求;
4.9产品放行、交付及交付后活动的控制
4.9.1对原材料、半成品和成品的放行,应执行《监视和测量控制程序》的有关规定。
4.9.2产品交付后的活动
4.9.2.1市场部负责安排生产安装的售后服务:
A.负责组织、协调生产安装的的售后服务工作;
B.负责与顾客联络,妥善处理顾客抱怨,
负责保存相关服务记录;
C.负责对顾客满意程度进行测量,确定顾客的需求和潜在需求,执行《顾客满意程度测量程序》;
D.建立顾客档案,详细记录其名称、地址、电话、联系人;
E.利用与顾客的交往,主动向顾客介绍本公司产品,提供宣传资料,解答顾客提问。每年派出市场调研人员,及时掌握市场动态和顾客需求的动向。
5.相关文件
5.1《与顾客有关的过程控制程序》7.2
5.2《文件控制程序》4.2.3
5.3《监视与测量控制程序》8.2.3
5.4《顾客满意程序测量程序》8.2.1
5.5《改进控制程序》8.5
5.6《不合格品控制程序》8.3
6.记录
6.1《安装计划》
6.2《设备安装计划表》
6.3各种产品生产过程中的质量记录
6.4物料标识卡
6.5《顾客财产问题反馈表》
篇3:QMS质量手册采购控制程序
QMS质量手册:采购控制程序
1.目的
对采购过程及供方进行控制,确保所采购与外包加工的产品符合规定要求。
2.适用范围
适用于对安装所需的关键元器件及原材料采购、生产安装外包加工及供方提供服务的控制;对供方进行选择、评价和控制。
3.职责
3.1技术生产部
A.负责按公司的要求组织对供方进行评价,选择与管理,编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价,填写《供方评定记录表》,建立供方档案;
B.负责制定采购计划,执行采购作业;
3.2技术生产部负责编制采购物资技术要求及《采购物资分类明细表》。
3.3副经理批准《供方评定记录表》;
3.4技术生产部负责按要求对外包协作方进行评估和考核;
3.5副经理批准《采购计划》及《合格供方名录》。
4.程序
4.1物资分类
技术生产部负责制定采购物资技术要求,根据其对随后的产品实现及最终产品的影响,决定对供方及采购产品控制的类型和程序。
4.2对供方的评价
4.2.1技术生产部根据采购物资技术要求和安装需要,通过对物资技术要求和安装需要及物资的质量、价格、供货期等进行比较,选择合格的供方,填写《供方评定记录表》。对同类物资,应同时选择几家合格的供方。技术生产部负责建立并保存合格供方的质量记录。
4.2.2对合作供方,应要求提供充分的质量证明文件,适当时包括以下内容,以证实其质量保证能力:
A.供方产品质量状况或来自有关方面的信息(如供方其他用户对其产品质量的反馈);
B.供方质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力,供方顾客满意程序;
4.2.3对新合作供方如有必要,可以经过样品验证和小批量试用合格,各相关部门提供评价意见,副经理批准,列入《合格供方名录》。
4.2.4对于批量供应辅助物资的供方,也应提供质量证明文件,技术生产部在进货时对其进行验证,并保存验证记录,合格者由副经理批准后,即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资,其进货验证记录即为对此供方的评价。
4.2.5供方产品如出现严重质量问题,技术生产部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》,如两次发出处理单而质量没有明显改进的,应取消其供货资格。
4.2.6技术生产部每年对合格供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评定表》,评定不合格的,应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其供应物资的进货验证。连续第二次评分仍不及格,应取消其供货资格。
4.2.8对外包加工的供方控制,也应执行上述条款规定。本公司生产安装由外包方加工的,技术生产部应有书面的评定记录与结果,必要时到供方现场对其产品实现过程及相关的监视和测量进行检查。
4.2.9对服务供方的控制
为公司提供服务的供方,如运输公司、检测、培训机构等,也应经评价合格后方可向公司提供服务。对国家授权的计量试验室,可不再做服务质量评价。
4.3采购
4.3.1采购计划
技术生产部根据市场部提供的顾客要求、技术资料及库存情况编制《采购计划》,报副经理批准,交技术生产部实施。
4.3.2采购的实施
A.技术生产部根据批准的《采购计划》,按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方进行采购;
B.第一次向合格供方采购重要和一般物资时,应签定《采购合同》,以后每次采购可以发《采购单》明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等;
C.技术生产部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方;
D.采购前由采购人员核实提供给供方技术要求是否有效。
4.4采购信息
4.4.1采购信息应表述拟采购的产品:
A.对产品型号、规格及质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);
B.对产品的验收要求;
C.其他要求,如价格、数量、交付等。
4.4.2若有必要,适当时还应要求供方提供以下资料:
A.产品的批准要求:采购产品的验收依据、准则或标准;
B.程序的批准要求:涉及采购双方应遵守的程序或协议;
C.过程的批准要求:采购的产品的实现过程确认的有关要求;
D.设备的批准要求:用于制造所采购产品的特定设备能力的要求,如维护保养规定等;
E.供方人员的资格要求:如对安装、检测人员的要求;
F.供方与采购产品有关的质量管理体系要求:如要求供方通过质量管理体系认证或第二方审核。
4.4.3在将上述要求向供方进行沟通或说明前,应由技术生产部门负责人对其要求是否适当进行审批,以确保有关的采购要求是适宜的(即适合组织的产品需要)和充分的(即所提出的采购要求是全面的)。
4.4.4本公司表述采购信息的文件包括:《供方评定记录表》、《合格供方名录》、《采购计划》、《采购单》、《采购合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方评定记录表》、《合格供方名录》由技术生产部保管。
4.5采购产品的验证
组织应确定并实施检验或其它必要的活动,以确保采购的产品满足规定的采购要求。
4.5.1对采购的产品可以采用如下几种验证方式:
A.由技术生产部进行进货验证;
B.由顾客在本公司现场实施验证;
C.由本公司在安装现场实施验证;
D.由顾客在现场实施验证。
4.5.2验证活动可包括:检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。
4.5.3对本公司通过3C认证产品的关键元器件,在每批进行验证的基础之上,每季度还需进行确认检验,确认检验的项目应包括关键元器件相应标准的全部内容。
4.5.4顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任,也不能排除其后顾客拒收的可能。
4.6、各部门内部采购及对外协方选择遵循本程序执行。
5.相关文件
5.1《改进控制程序》8.5
5.2《监视与测量控制程序》8.2.3
6.记录
6.1《供
方评定记录表》
6.2《合格供方名录》
6.3《供方业绩评定表》
6.4《纠正和预防措施处理单》
6.5《采购计划》
6.6《采购单》
6.7《采购合同》