高校档案管理制度

档案员岗位职责

　　一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。

　　二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。

　　三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

　　四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

　　五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

　　六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

兼职档案工作人员职责

　　一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章制度。

　　二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

　　三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接手续。

　　四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

　　五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作用。

文件归档制度

　　一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。

　　二、归档时间：

　　1、文书材料于次年三月底前立卷归档;

　　2、会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室;

　　3、照片(底片)、录音、录像材料在拍摄(制作)完毕后一个月内向档案人员移交归档;

　　4、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

　　三、归档要求：

　　1、应归档的文件材料应为已结束的工作(或项目)的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整;

　　2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。

微机管理制度

　　一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。

　　二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。

　　三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。

　　四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。

　　五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。

　　六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。

　　七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。

档案收集整理制度

　　一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。

　　二、收集文件材料(含电子文档)必须齐全完整，做到分门别类存放。

　　三、整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。

　　四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。

档案保管制度

　　一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。

　　二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。

　　三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。

　　四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

　　五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

档案保密制度

　　一、认真贯彻《保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。

　　二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。

　　三、档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。

　　四、档案移交、接收和查(借)阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。

　　五、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。

档案查、借阅制度

　　一、本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查(借)阅;外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查(借)阅。

　　二、利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。

　　三、利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。

　　四、利用者需摘抄(复制)档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄(复制)的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。

　　五、利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。

　　六、借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。

　　七、利用档案须填写查(借)阅登记簿和档案利用效果登记簿。

档案统计制度

　　一、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。

　　二、对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。

　　三、对当年形成的归档案卷(包括接受、移交)和档案借阅、鉴定情况应随时登记。

　　四、每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料(包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度)统计一次。

　　五、档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次(六月和十二月)。

　　六、每年十二月前，填写《档案工作统计年报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。

档案鉴定销毁制度

　　一、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。

　　二、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。

　　三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存1―2年后确认无保存价值，方可销毁。

　　四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人(二人)以上监销。

业务书刊（资料）管理制度

　　一、本单位内各类业务书刊(资料)的保管工作，由档案人员负责收集管理。

　　二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。

　　三、凡借阅业务书刊(资料)，必须按期归还。需继续使用的应补办手续。

　　四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。

归档材料控制措施和验收制度

　　一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。

　　二、按照《档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。

　　三、档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。

　　四、专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况;工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。

　　五、对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。

篇2:安全生产文件档案管理制度

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

篇3:档案管理制度

档案保管制度

第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密,任何人不得擅自进入档案室,以保证维护档案的完整性和安全性。

第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

档案室管理实施细则

一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14-24℃，相对湿度40%-60%之间的规定要求。

六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。

档案借（查）阅管理实施细则

为维护档案的完整与安全性，更好地为后期各项工作服务，特制订本细则。

一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

对归档文件的基本要求

第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。

第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

第三条归档文件应为原件。

第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续